Klasik organizasyon teorisi düşünürleri, işletmenin amaçlarını verimli bir şekilde gerçekleştirebilmesi için, en iyi yönetim tarzını ve organizasyon yapısını bulmaya çalışmışlardır. Bu düşünce yapısının temeli, üst yönetimin ana işlev ve görevinin, kurumlarının bilimsel nitelikli doğru yöntem ve ilkelere uygun olarak çalışmasının sağlanması olduğu görüşüdür. Klasik düşünürler, eğer yönetim ilkeleri doğru uygulanırsa işletmede işlerin herzaman doğru gideceğini ileri sürerler.
Neoklasik düşünürler, işletmelerin insan ilişkileri ve davranışlarına dayalı bir sosyal sistem olarak informel(biçimsel olmayan) yapılarının da bulunduğunu, ve bu yapının bazı hallerde, formel sistemden daha güçlü olarak verimlilik ve amaçların gerçekleştirilmesinde etkili olabileceğini ileri sürerler.
Sistem yaklaşımı taraftarları da işletmeleri, insanlar tarafından maksatlı olarak kurulmuş bir sosyal sistem olarak ele alırlar. Ancak bu sosyal sistem, sadece insani ilişkilerin oluşturduğu bir yapının ötesinde, faaliyette bulunduğu çevrede diğer unsurlarla birlikte yer alan, ve kendi içinde de belirli unsurlardan(alt sistemler) bir araya gelmiş bir bütün olup, sözü edilen tüm iç ve dış unsurlarla etkileşim içindedir.
Bu bağlamda işletmeler başka bir bütün’ün parçası olarak bir ortam içinde diğer unsurlarla birlikte faaliyette bulunduklarından, ortamdan veya dışından gelebilecek etkilere açıktırlar. Dolayısı ile yöneticiler amaçlarını verimli bir şekilde gerçekleştirmek için klasik yöntemler ve ilkeler geliştirirken, işletmelerinin de bir parçası bulundukları dış çevre ile; ve ayrıca kendi içlerinde bulunan parçalardan oluşan iç çevre’yi çalışmalarında dikkate almak zorundadırlar.
En iyi işletme yapısının ve süreçlerinin içinde bulunulan durum ve koşullara bağlı olduğunu ve değişen koşullara göre ‘en iyi’nin her seferinde araştırılarak bulunmasını öneren durumsallık(koşul bağımlılık) yaklaşımında, klasik yaklaşım düşünürleri tarafından ileri sürülmüş olan her zaman geçerli olan en iyi organizasyon yapı ve ilkeleri kabul görmemektedir. Bu yaklaşım taraftarları, işletmeler için doğru ve en iyi ilke ve yöntemlerinin, içinde bulunulan koşullara göre araştırılarak bulunması gerektiğini ileri sürmektedirler.
Klasik ve neoklasik yönetim ve organizasyon ilkelerine sistem ve durumsallık gözlüğü ile bakarak yaklaşanların, çeşitli koşullarla, değişkenleri dikkate alarak yaptıkları araştırma ve çalışmalarda; (a) İşletmenin kuruluş nedeni olan stratejik amaç ve uygulanacak stratejilerinin, (b) İşletmenin parçası bulunduğu ve içinde faaliyet gösterdiği dış çevrenin, (c) İşletmenin iç çevresinde kullanılan teknolojilerin, ve bu bağlamda işletme içi ve dışındaki tedarik zincirinde yer alan bölümler/birimler arası bağımlılık durumu ve düzeyinin, (d) İşletme paydaşları arasındaki güç ilişkilerinin, (e) İşletmenin ölçek ve yaşam evresinin, işletmelerin örgütsel yapı ve yönetim sistemini etkileyebildiğini görmüşlerdir.
Bu yazımızda işletme yapı ve süreçlerinin etkilendiği unsurlardan ölçek ve yaşam evresi ele alınacak, alanda önde gelen çalışmalar ve bulgular ile ilgili açıklamalar yer alacaktır.
İşletmelerde Ölçek ve Yaşam Evresi
İşletme ve yönetim alanında ölçek ile organizasyon yapısı arasındaki ilişkiler incelenmeden önce ‘ölçek’ tanımlamasının yapılması gerekir.
Bazı araştırmacı ve yazarlar işletme ölçeğini bir değişken olarak ele almayıp biçimselleşme, merkezileşme gibi organizasyon yapısının bir boyutu olarak ele alıp tanımlamayı tercih etmektedirler. Bu bağlamda ölçek etkileyen bir değişken değil, etkilenen bir yapı boyutu olmaktadır.
Çoğu araştırmacı ve yazarlar ise işletme ölçeğini, aynen işletmede kullanılan teknolojiler ve çevre gibi bir değişken olarak ele almaktadırlar. Yani, ölçek teknoloji, çevre, birimlerarası bağımlılık gibi yapıyı etkileyen bir değişkendir. Bu bağlamda kullanılan teknoloji çok basit bir tanımlama ile bir işletmede iş yapma usul ve yöntemleri bütünü ise, ölçek de bu usul ve yöntemlerin hangi boyutta ve büyüklükte gerçekleştirildiği ile ilgilidir.
Bir işletmede ‘ölçek-büyüklük’ nedir, nasıl ölçülür?.. sorusuna farklı yaklaşımlarla cevap verilmektedir:
Bazı yazarlar ölçeği, işyerinin alan genişliğ/büyüklüğü ile belirlemektedirler. Bu bağlamda 10 metrekare veya 200.000 metrekare alana sahip işyerlerinin ölçeği/büyüklüğü bu mutlak veya oransal ölçütlerle tanımlamaktadır.
Farklı bir biçimde ölçek, işyerinde bulunan makine sayısı, hastanelerde yatak sayısı, okullarda sınıf sayısı gibi ölçütlerle; veya üretilen çıktı miktarı, satış miktar veya tutarı, müşteri sayısı gibi ölçütlerle de tanımlanmaktadır.
Diğer bazı araştırmacı ve yazarlar ölçeği, iş’lerin gerçekleştirilmesinde yer alan katılımcı sayısı -örneğin çalışanlar- ile ölçmektedirler. Bu ölçek işletmede yapılan iş kapasitesini, ve organizasyon yapı hacmini gösterebildiği gibi, emek yoğun veya makine yoğun işletmelerde değişik sonuçlar da üretebilmektedir.
Örgütsel Ekoloji Teorisi
İşletme yapıları ile ölçek arasındaki ilişki örgütsel ekoloji teorisi ile yakından ilişkilidir.
M.T.Hannan ve J.H.Freeman tarafından 1977 yılında ortaya atılan örgütsel ekoloji teorisine göre, organizasyonlar, çevrelerinde büyük değişimler olduğunda, bu değişimlere karşı iki türlü tepki verirler.
Uyum yaklaşımında organizasyonları yöneten akılcı yöneticiler çevreyi devamlı izleyerek ve gözleyerek yapı ve yönetim sistemlerinde gerekli değişiklikleri yaparak çevreye uyum sağlarlar. Çevreye uyum sağlayabildikleri ölçüde yaşamlarını devam ettirirler.
Ayıklama yaklaşımında, organizasyonlar değişen çevreye karşı uyum sağlamak istemezler, veya çevresel değişimlere zamanında yeterince tepki veremezler. Bu nedenden dolayı da büyük çevresel değişimlerde organizasyonların çoğu kapanır, yerlerine değişmiş olan çevreye uygun yapılara sahip yeni organizasyonlar kurulur.
Hannan ve Freeman’ın Darwinist bakış açısıyla evrimsel süreçleri ve seçilimi ön planda tutan Örgütsel Ekoloji Teorisinin, uyum modelinden ziyade, büyük ölçüde ‘ayıklama’ yaklaşımına dayalı olarak geliştirilmiş olduğu söylenebilir. Büyük çevresel değişimlerde uyum sağlamanın kolay olmadığı, uyum sağlayamayan organizasyonların kapanacağı ve bunların yerine yeni yapıların kurulacağını öngören teorinin odaklaştığı alan organizasyonların kapanma ve kurulma oranları ve bu oranlar üzerindeki etkili faktörlerdir.
Bu bağlamda organizasyonların ölçekleri, yaşam evreleri, sayıları(yoğunluk) organizasyonların kuruluş, yaşam süreci ve kapanışlarında etkili olan, incelenmesi gereken belli başlı faktörlerden bazılarıdır.
İşletme Ölçeği ve Yapı İlişkileri; Çeşitli Görüşler
İşletmelerde kullanılan teknolojiler ve yapı ilişkilerini çok boyutlu bir çalışma olarak gerçekleştirmiş olan Aston Grubu (D.S.Pugh ve D.J.Hickson), aynı zamanda işletme ölçeğinin yapısal değişkenler üzerinde etkisi bulunduğunu, işletmenin büyüdükçe ve kişisel yöntemlerle yönetim ve denetimi zorlaştıkça formelleşme derecesinin yükseldiğini; yine işletme ölçeğinin büyüdükçe organizasyon yapısını oluşturan uzmanlaşma, standartlaşma, biçimselleşme düzeyinin yükseldiğini, merkezileşme derecesinin ise azalmakta olduğunu ileri sürmektedir.
İşletmelerde büyüme ve gelişme ölçülmesini çalışan sayılarının değişimi ile ele alan diğer bazı çalışmalarda, çalışan sayılarının kendi içinde de çeşitlenmekte olduğu; idari görevlerde çalışanların sayısının, işletmenin temel faaliyetlerinde(üretim) çalışanlara oranla daha fazla arttığı konusunda görüşler yer almaktadır. Böyle bir durumda da büyüyen ölçek ile artan idari çalışan sayısı arasında tam ve tutarlı bir ilişkiye rastlamanın mümkün olamayacağı ileri sürülmektedir.
Ancak, aksi bir görüş de, P.M.Blau ve diğer bazı yazarlarca ileri sürülmektedir. Yazarlar, büyüyen ölçeğin işletme yapısında ‘farklılaşma’ ya sebep olduğunu, farklılaşmanın da idari görevlerde artışa neden olduğunu ileri sürmektedir. Çünkü farklılaşan iş’ler çeşitliliği ve uzmanlaşmayı beraberinde getirmekte bu durum da birimlerde koordinasyon ve bütünleşme gibi idari hizmetlerin varlığını gerektirmektedir.
Kısaca, işletmelerin büyüme/gelişme, başka bir deyişle ölçek değiştirme sürecinde Max Weber’in tanımladığı geleneksel bürokratik yapı daha da biçimsel, formel ve karmaşık bir yapı olarak ortaya çıkmaktadır.
L.E.Greiner; İşletmelerin Büyüme/Gelişme Aşamalarında Yapısal Değişiklikler
Larry E.Greiner işletmelerin çevresel gelişmelere uyum sağlayarak büyüme ve gelişmeleri(ölçek değiştirme) sürecinde karşılaşılan 6 aşama olduğunu belirtmekte ve bu aşamalara uygun yapı ve yönetim tarzı uygulamalarını açıklamaktadır.
İşletmenin büyüme/gelişmesindeki birinci aşama yaratıcılık/girişimcilik ile erişilen aşamadır. Bu aşama işletmede genellikle yeni kurulan girişimci nitelikli, biçimsel olmayan iletişimin uygulandığı, aşırı çaba ve çalışmanın yer aldığı ama beklentilerin altında düşük gelir elde edilen bir aşamadır.
İkinci aşama yönlendirme ile erişilen büyüme/gelişme aşamasıdır. Devamlılık arzeden bir büyümenin elde edildiği bu aşamada, işletmelerde işlevsel bölümlendirmelerin, daha biçimsel iletişimin, muhasebe, finans, bütçe ve standart kural ve prosedürlerin uygulandığı görülmektedir.
Üçüncü aşama yetki devri/vekalet verme ile erişilen büyüme/gelişme aşamasıdır. Bu aşamada işletmede merkezi olmayan karar süreçleri, kar merkezli sorumluluk merkezleri vasıtası ile yönetim, biçimsel yatay iletişim bulunmaktadır.
İşletmenin büyüme/gelişmesindeki dördüncü aşama koordinasyon ve izleme ile erişilen aşamadır. Bu aşamada işletmede biçimsel planlamanın, işbirimlerine göre bölümlendirmelerin, performansa dayalı değerlendirme sistemlerinin bulunduğu aşamadır.
Beşinci aşama işbirliği ile erişilen büyüme/gelişme aşamasıdır. Bu aşama da işletmede öğrenen örgütlerin, matriks ve/veya takım esaslı bölümlendirmelerin, ileri iletişim tekniklerinin, takım esaslı çalışmaların, grup temelli ücret ve teşvik sistemlerinin bulunduğu aşamadır.
Greiner’in ana modelinde bulunmayan ve kendisi tarafından sonradan eklenen altıncı ve son büyüme/gelişme aşaması dış kaynaklı büyüme/gelişme aşamasıdır. Bu aşamada bağımsız olarak büyüme gerçekleştiremeyen işletmeler arasında birleşmeler, satın almalar, işbirlikleri, ortak girişimler, şebeke(network) esaslı bölümlendirmeler görülmektedir.
İşletmeler genel olarak yaşamlarına küçük ölçekli, organik bir yapı ile başlarlar. Bu yapı, esnek, basit, dikey hiyerarşi, standart kural ve prosedürlerin bulunmadığı, biçimselleşme ve merkezileşme derecesi düşük bir yapıdır.
Gelişme ve büyüme aşamaları sürecinde ölçek değiştikçe, işletmeler aynen kozadan çıkan kelebek örneği gibi, ‘başkalaşım’ geçirirler ve aşamalar ilerledikçe organik yapılarını dökerek bürokratik bir yapı olarak ortaya çıkarlar.
Greiner’in modelindeki ilk ölçek değiştirme evresinde Sanatsal(Zanaat) yapı (veya Girişimci yapı) türleri öne çıkmaktadır. Bu evrede işletmede, iş sahibi önderliğinde onun doğal beceri ve yetenek ve işbölümüne dayalı, biçimsel olmayan, esnek, organik bir yapı mevcuttur. Bu yapıyı yine biçimsel olmayan, organik ama dikey hiyerarşi, emir-komuta ve kontrol düzenine geçiş aşaması olan girişimci yapı aşaması takip eder. İşletme, kaynakları yeterli olduğunda direkt girişimci yapı ile de yaşamına başlayabilir.
Sonraki büyüme/ölçek değiştirme evresinde işletmede Bürokratik yapıya geçiş başlar. Büyüyen işletmede iş’ler farklılaştıkça, işbölümü ve uzmanlaşmanın sonucunda ortaya çıkan iş’ler gruplandırılınca, bölümler oluştukça, yönetim kademeleri dikeyleştikçe iş ve görevlerin etkili ve verimli olarak yürütülmesi ve kontrolu ancak standartlaşmış iş usul ve prosedürlerin, etkin bir emir-komuta hiyerarşisinin bulunduğu mekanik bir yapı(bürokratik özellikli) ile gerçekleştirilebilinmektedir.
İlerleyen evrede Bölümlenmiş yapı ortaya çıkmaktadır. Çeşitli yönetim kademelerinde işlevler, faaliyetler, ürünler ve amaçlarda farklılaşma ve bütünleşme sonucu bölümlenmiş bir yapıya geçilmektedir.
Son evrede daha gelişmiş, kompleks Matriks ve Network benzeri yapıların ortaya çıktığı görülmektedir. Küresel pazarlar ve rekabet koşulları, ulusal veya uluslar arası coğrafi, ürün, ve işlevsel temelli kombinasyonlarla oluşturulan gruplamalar sonucunda karmaşıklık derecesi yüksek matriks benzeri yapılar ortaya çıkabilmektedir.
Görüleceği gibi işletmeler ölçek değiştirdikçe veya yaşlandıkça, ortama uyum sağlayabildikleri ölçüde yapılarını da değiştirmektedirler.
Weitzel ve Jonsson; İşletmelerin Düşüş/Gerileme Aşamaları
Örgütsel ekoloji teorisi dahilinde çevreye uyumcul davranışları gösteremeyen işletmelerin yaşamlarını sürdüremediği , çevreden ayıklandığı , aşama, aşama faaliyetlerini durdurma eğilimine girerek kapandıkları ve iş dünyasından çekildikleri de yaygın olarak görülmektedir.
L.Greiner’in çevreye uyum gösteren işletmelerin büyüme aşamaları modeline benzer bir modeli, uyum sağlayamayan ve çevreden ayıklanan işletmeler için geliştiren W.Weitzel ve E.Jonsson, zaman içinde işletme faaliyetlerinde kapanmaya doğru giden gerileme ve düşüş aşamalarını aşağıdaki şekilde tanımlamaktadır.
İşletmeler Körleşme aşamasında kendisini tehdit eden olumsuz çevresel gelişmeleri görememekte ve anlayamamaktadır. Bu durumun çeşitli sebepleri olabilmektedir. Yeterli çevresel analiz ve incelemelerin gereği gibi yapılamaması, bütünleşme sistemlerinde katı ve aşırı mekanik yapı nedenlerden bazılarıdır.
İşletme eğer körleşme dönemini atlatamazsa bu takdirde eylemsizlik aşamasına girmeye başlar. Satışlarda, gelirlerde düşme eğilimi, bazı çalışanların işletmeyi terketmesi ve onların yerlerine nitelikli kişilerle doldurulamaması, ve benzeri göstergelere rağmen, işletme yönetimi gerekli eylemleri gerçekleştirememektedir. Karşılaşılan olumsuzluklar geçici olarak algılanmaktadır.
Eylemsizlik aşaması sonunda, işletmede olumsuzluklar daha da su yüzüne çıkar, ihatalar daha da fazla görülmeye başlar. Hatalı eylem aşaması olarak tanımlanan bu aşamada işletme yönetimleri yapılacak eylemler ve yeniden yapılanmalar konusunda kararlarında mutabakat sağlayamamakta ve çalışmaların olumlu sonuç verip vermeyeceği konusunda da kararsız kalmaktadırlar. Çok aşırı ve radikal eylemlerin ise işletmeyi daha da olumsuz koşullarla karşılaştıracağı inancı hakim olmaktadır.
Kriz aşamasında artık işletmede bir kaos yaşanmaktadır. Bu aşamada son derecede radikal kararlar işletmeyi olumsuzluklardan kurtarabilir. Ancak bu aşamada paydaşları güven kayıplarından dolayı işletme ile ilişkilerini yavaş yavaş azaltırlar. Kaynak sağlama konusunda ise genellikle destek verilmez. Bu nedenle bu aşamanın geçiştirilmesi ve işletmenin tekrar düzlüğe çıkması açıkça çok zor ve biraz da tesadüflere bağlı olabilmektedir.
Kaybolma aşamasına erişmiş bir işletme genellikle tekrar ayağa kalkamamamaktadır. Faaliyetlerde düşüş eğilimi süratlenir ve zorunlu veya amaçlanan bir tasfiye süreci ile işletme yaşamı sona erer.
Aslında yazarlar işletmelerin düşüş/gerileme aşamalarının her birinde ortamın gerektirdiği uygun yönetim davranışları gösterilebilirse normal performanslara erişebileceğini ileri sürmektedirler. Ancak geri dönüşün gerçekleşebilmesi için, aynen büyüme aşamalarında olduğu gibi işletmenin yetkin bir şekilde yönetimi ve yapılandırılması gerekmektedir.
Alanda işletme ölçeği/yaşam evreleri ile organizasyon yapı ve yönetim tarzları ilişkileri konusunda çalışmalar, farklı boyut ve değişkenler itibarı ile sürdürülmektedir.