Yeni Makaleler

Demokrasilerde, Demokratik Davranış Sahibi Politik Liderlik

‘…Demokrasiler bireysel özgürlüğün sahasını genişletir;hem seçme özgürlüğünü, hem de özgür davranma ve yaşama hakkını… …Ama ‘Demokrasi’, ‘demokratik  ortam’,  ve ‘demokratik davranış’ kavramlarının anlamları ve kullanımı

İşletmelerde Koordinasyon  ilişkileri: Koordinatörler

İşletmelerde bütünleşme(integration) sürecindeki en etkili kontrol ve koordinasyon mekanizmalarından birisi   emir-komuta düzeni  ve koordinasyon ilişkileridir

Dikey hiyerarşi olarak da adlandırılan emir komuta düzeni, işletmelerde yukarıdan aşağıya doğru inen, ve  en üst ile en alt kademede yer alan yönetici ve çalışanlar arasındaki  yetki/otorite temelli bir yaptırım ve kontrol mekanizmasıdır. 

Diğer bir bütünleşme mekanizması da yetki  ve yaptırım temeli  bulunmayan, uyum ve eşgüdüm(koordinasyon) sağlamaya yönelik koordinasyon ilişkileridir. 

Emir Komuta Düzeni : Kısa Bir Açıklama

Bir işletmede tüm işleri gerçekleştiren bireylerin ve bireylerden oluşturulmuş olan bölümlerin, yapacakları işlerle ilgili talimatları kimden alacaklarını, işin etkili ve verimli olarak yapılması konusunda  kime karşı sorumlu olacaklarını belirleyen düzen, emir-komuta, kumanda, komuta  düzeni olarak tanımlanmaktadır.

Bizim emir-komuta düzeni olarak adlandırdığımız bu düzen,  işletmelerde bölünerek farklılaşmış, ve daha sonra gruplanarak bütünleşmiş iş ve faaliyetlerin  bütünsel amaca yönelik olarak verimli şekilde  gerçekleştirilmesi ile ilgili olarak  önemli  bir kontrol  ve koordinasyon aracıdır.

Emir-komuta düzeni genellikle dikey hiyerarşi içinde yukarıdan aşağıya doğrudur. Yetki/otorite düzeni olarak da adlandırabileceğimiz aşağıya doğru dikey hiyerarşide, üst yöneticilerin kendi görev alanları ile ilgili olarak  alt birimler ve çalışan ast’ları üzerinde emir verme, karar verme, kaynak dağıtma konularında  hakları bulunmaktadır. Bu haklar yetki devri sureti ile tam, kısmi veya kısıtlı olarak alt birimlere ve oralarda çalışan astlara devredilebilinmektedir. 

Dikey organizasyonların büyük bir çoğunluğu emir-komuta düzeninin bir unsuru olan yetki devri ile ortaya çıkmaktadır. Geleneksel bir emir-komuta düzeni olarak dikey hiyerarşi, bilimsel temelini Henri Fayol’un  ‘Hiyerarşik Düzen’ ilkesinden alır. Bu ilke, her işletmenin en yetkili üst yöneticisinden, en alt düzeydeki işgörenine uzanan ve çeşitli basamaklardan/kademelerden oluşan dikey bir yapıya sahip olması gerektiğini ifade eder. Hiyerarşik yapı olarak adlandırılan bu düzende de  emir-komuta ilişkileri en üst kademeden en alt kademeye  doğru, yukarıdan aşağıya uzanmaktadır.

Dikey hiyerarşi içinde yukarıdan aşağıya doğru çeşitli basamaklardan oluşan geleneksel hiyerarşik düzende, yine H.Fayol’un  yönetim ilkelerinden biri olan ‘Emir ve Komuta Birliği ilkesi de geçerlidir. Bu ilkenin esası, her ast’ın mutlaka bir üst yöneticiye bağlı olması, ve ondan başkasından emir almamasına dayanır. Fayol’a göre, bu ilke yerine getirilmediği takdirde işletmede diğer yönetim ilkelerinin uygulanması sekteye uğrar. Birden fazla üst yönetici ile muhatap olan ve her birinden emir alan astların bulunduğu bir işyerinde, disiplin, düzen, inisiyatif ve diğer ilkelerin sağlamaya  çalıştığı ortam bozulur, karmaşa ve kaos başlar.

Koordinasyon İlişkileri ve Koordinatörler

Yazımızın ilk  paragraflarında belirtildiği gibi, işletmelerde diğer bir bütünleşme mekanizması da yetki  ve yaptırım temeli  bulunmayan, uyum ve eşgüdüm(koordinasyon) sağlamaya yönelik koordinasyon ilişkileridir

Gerçekten de iş yaşamında görev yapılan  birimlerde çalışan ast’lara hiçbir şekilde emir verme, konularla ilgili olarak karar alma ve kaynak dağıtma hakları bulunmadan, sadece faaliyetlerin uyumlu bir şekilde koordine edilmesi ve yürütülmesinde etkili olan bir takım yöneticiler de bulunmaktadır.

Aslında işletme dikey hiyerarşisi içinde, uyum ve eşgüdüm sağlamaya yönelik olarak, yukarıda bahsi geçen yöneticilerin benzeri faaliyetleri gerçekleştiren, yetki sahibi bulunmayan, görev sonrasında da dağıtılan görev takımlarından da yararlanılmaktadır. Bu görev takımlarının misyonları, gerçekleştirmeleri istenen görev alanı içinde, birimler arası ilişkilerin etkili olarak   koordinasyonunu sağlamaktır.

Ancak bu yazımızda biz sadece koordinasyon ilişkilerini etkili olarak  gerçekleştiren koordinatörleri ele alıp kapsamlı olarak açıklamalar yapacağız. İlerideki yazılarımızdan birinde koordinasyon ilişkilerini aynı şekilde gerçekleştiren  görev takımları ile ilgili açıklamalar yapacağımızı da şimdiden bildirmek isterim.

‘Yönetim’ tanımının gereği yukarıda sözü edilen koordinatör yöneticiler görev alanlarında sorumlu bulundukları faaliyetlerle ilgili planlama, organize etme(yapılandırma), yürütme ve kontrol işlevlerini gerçekleştirirler. Bu anlamda sözkonusu kişiler  iş’lerini yapan, görevlerini gerçekleştiren yöneticilerdir. Ama bu iş’leri yaparken yukarıda belirttiğimiz gibi faaliyette bulundukları birimlerde emir verme, karar verme ve kaynak dağıtma hakları,  yani tam bir yetkileri/otoriteleri bulunmamakta, sadece faaliyetlerin uyumlu bir şekilde koordine edilerek yürütülmesine katkı yapmaktadırlar.

Başka bir deyişle, bu tür yöneticiler görevlerini yerine getirirken, ne Max Weber, ne de French-Raven sınıflamasında yer alan yasal, ödülendirici ve zorlayıcı güç kaynaklarına sahip değildirler.

Bu tür yöneticilere bir çok işletmede, ama genellikle hizmet sektöründe yaygın olarak rastlanmaktadır. Müşteri temsilcisi, koordinatör, v.s. gibi çeşitli isimlerle tanımlanan bu tür yaptırım gücü bulunmayan, veya son derecede  kısıtlı konuda bazı  hakları bulunan yöneticilerin faaliyetlerini  yerine getirirken diğer birim ve çalışanlarla ilişkileri sadece  bağlantı ve koordinasyon sağlamak düzeyindedir.

Aslında bağlantı kurmak ve koordinasyon sağlamak, dikey hiyerarşi içinde tam bir emir-komuta(hat) yetkisine(emir verme, karar alma ve kaynak dağıtma) sahip bulunanlar da olmak üzere tüm yöneticiler için sözkonusudur. Onlar da görevlerinin bir gereği olarak sahip bulundukları emir-komuta yetkileri yanında bu ilişkileri(koordinasyon) uyumlu ve düzenli olarak yürütmek zorundadırlar.

Çünkü  organize etme(yapılandırma) sürecinde   farklılaşma ve bütünleşme işlevleri beraberinde işbirliği, uyumlaştırma ve koordinasyon gerekliliğini de getirir. Bu bağlamda birey veya gruplararası karşılıklı bağımlılık ve amaçlara ulaşabilmek arzusu, işbirliği ve  koordinasyonu (eşgüdüm) her tür yönetici için zorunlu kılar. Nitekim klasik düşünürlerden Henri Fayol’un tanımladığı,  yöneticilerin beş  yönetim işlevinden biri de koordinasyondur.

Ancak bizim bu yazımızda  sözünü ettiğimiz  koordinasyon ilişkisi, herhangibir yetki/otorite’ye(emir-komuta, kurmay, fonksiyonel) sahip bulunmayan koordinatörlerin yürüttüğü bağlantı, uyumlaştırma, işbirliği  ve koordinasyon ilişkileridir. 

Niçin Koordinatör ve Koordinasyon İlişkileri Yöneticisi?..

Hiyerarşik düzende işletmelerde birim  yöneticilerinin birbirleri ile temas ve ilişkileri yürütmelerinde   bazen bir kopukluk veya  gecikme, faaliyetlerin etkin olarak yürütülmesinde sorun çıkarabilmektedir.

J. Galbraith, işletmelerde bu tür sorunları en düşük düzeye indirmek için, herhangi iki bölüm/birim arasında  temas ve ilişki sayıları yükseldikçe, aralarında etkili iletişim ve uyumlu  ilişkileri(koordinasyon) sağlayabilecek bir uzman birimin/koordinatörün oluşturulmasını önermektedir.

Koordinatörler vasıtası ile koordinasyon ilişkileri konusunda önemli bir bulgu da Vandeven, Delbecq ve Koenig tarafından yapılan çalışmalar sonucu ortaya çıkarılmıştır.

Sözkonusu çalışmalar,  yüksek düzeyde karmaşık ve kompleks iş ve görevlerin bulunduğu  işletme/birimlerde, dikey hiyerarşi ve emir-komuta düzeninindeki sorumlu yöneticilerin kural, prosedür gibi biçimsel koordinasyon araçlarını kullanmada yetersiz kaldığını ve uyum sağlamada etkili olamadığını;  bunun yerine  koordinatörler veya görev takımları vasıtası ile gerçekleştirilen yatay ilişkilerle koordinasyon etkililiğinin  yükseldiğini  göstermiştir.

Yukarıda açıklanan bilgiler ışığı altında kısaca tekrarlamak gerekirse;

işletmelerde koordinasyon ilişkilerini yürüten yöneticiler(koordinatörler); (a) kendi birimlerinin yöneticisine bağlı olarak, onun emir-komuta düzeni içinde görev yaparak, (b) birimi ile işletme içi/dışında diğer birimler/kurumlar arasında bağlantı kurarak, işleri kolaylaştırarak, güncel bilgi alışverişi  ile koordinasyon sağlayarak uyumlu ve verimli çalışmaların gerçekleşmesine yardımcı olurlar.

Ama tüm bu faaliyetlerin gerçekleştirilmesi sürecinde  ilişki kurdukları ast’lar üzerinde bir yetki ve otoriteleri(emir verme, karar verme, kaynak dağıtma hakları) yoktur; yani yetki/otorite sahibi değildirler, veya bazen  çok kısıtlı hakları olabilmektedir.

Bu bağlamda herhangibir yaptırım güçleri(zorlayıcı, ödüllendirici, mevkiden kaynaklanan) bulunmayan koordinatörlerin başvuracakları en önemli kaynak, bireysel temelli iletişim becerileri, uzmanlık yetkinlikleri, ve davranışsal özellikleridir.

Sözü edilen bireysel beceri ve yetkinlik temelli koordinasyon ilişkileri, iş yaşamında  iki şekilde yürütülmektedir:

İşletme içi ve dışı koordinasyon ilişkileri: Koordinatörlerin işletme içinde birim ve çalışanlar arasında uyumlaştırma ve işbirliği konularına yönelik çalışmaları işletme içi koordinasyon faaliyetleri olarak adlandırılmaktadır. İşletmenin genel ve sektörel çevresinde diğer paydaşları ile ilişkilerini düzenleyen koordinatörlerin  faaliyetleri ise işletme dışı koordinasyon ilişkileri olarak tanımlanır.

Dikey, yatay ve çapraz koordinasyon ilişkileri: İşletme içinde  aynı birimde, farklı yönetim kademeleri arasında gerçekleştirilen koordinasyon ilişkileri dikey; farklı birimlerde, ama aynı yönetim kademesinde gerçekleştirilen koordinasyon ilişkileri yatay;  değişik birim ve çalışanları arasında, farklı veya aynı yönetim kademelerinde  yer alan koordinasyon ilişkileri ise çapraz koordinasyon ilişkileri olarak adlandırılmaktadır.

Son olarak, işletmelerde organizasyon yapılandırma sürecinde birim/bölümler arası hiyerarşik yetki/otorite düzeni ile yatay  koordinasyon ilişkilerini gösteren şemaların çizimi konusuna değinmek isterim.

Organizasyon şemalarında yukarıdan aşağıya hiyerarşi içinde tam yetki/otorite(emir verme, karar alma, kaynak dağıtma) hakkı veren  emir-komuta(hat) yetkisi düz kesiksiz çizgi ile; sadece danışma faaliyetleri ile kısıtlı kurmay yetki ise  kesikli çizgi ile gösterilmektedir.

Hiyererşik düzende diğer bir yetki/otorite türü ise, bir yöneticinin kendi birimi/bölümü haricinde başka bir birim/bölümde sadece kendi uzmanlık alanı ile ilgili yetki/otoritesini(emir verme, karar alma) gösteren işlevsel/fonksiyonel yetkidir.  Bu yetki türüne organizasyon şemalarında pek yer verilmez. Ama gösterilmek istendiği/gerektiği takdirde bu yetki/otorite türünün noktalı çizgi ile gösterilmesi tercih edilmektedir.  

 Koordinasyon ilişkileri ile ilgili görevlere aynen işlevsel yetkide olduğu  gibi  organizasyon şemalarında pek yer verilmemektedir. Ancak bu ilişkilere de şemalarda yer verilmek  istendiği takdirde, diğer tür yetkilerden farklı bir çizgi ile, örneğin kesikli-noktalı çizgi ile,  gösterilmesinin  uygun olacağı kanısındayız.

İşletmelerde önemli bir kontrol ve koordinasyon mekanizması olan, ama yetki/otorite hakkına sahip bulunmadan bireysel temelli iletişim becerileri, uzmanlık yetkinlikleri, ve davranışsal özelliklere dayanılarak  yürütülen koordinatörlük görevi, göründüğünden çok daha  zor bir zanaattir.

Bu içeriği paylaşmak istermisiniz?

Facebook
Twitter
LinkedIn

Bu içeriği yorum yazmak istermisiniz?