Sosyal yapılandırma bütünleşme süreci içinde bölümlendirme türlerinden biri olan matriks bölümlendirme, 20. yüzyılın ikinci yarısında ortaya çıkan bir yapılanmadır. Bu bölümlendirme türünün ortaya çıkışı da, diğer çoğu bölümlendirme ve yapılandırmalarda olduğu gibi, işlevsel ve işbirimleri esaslı bölümlendirmeleri bir araya getiren ‘etkililik ve verimlilik’ amaçlı bir kombinasyonun sonucudur.
Yukarıda sözü edilen matriks kombinasyonun öncüsü veya prototipi Saf Proje Yapısıdır.
Saf Proje Yapısı
Saf proje yapısında, işlevsel ve çıktı esaslı işbirimlerine göre bölümlendirme yapıları aynı çatı altında yer almaktadır. Yapıda üretim, pazarlama, finans gibi işlevsel bölümlerin yanında, aynı yönetim düzeylerinde çıktı temelli proje işbirimi/birimleri bulunmaktadır.
İşlevsel bölümlerdeki kaynakların bir kısmı ve/veya alan uzmanı çalışanlar, bir süre için örneğin proje tamamlanana kadar, proje/işbirimi bölümüne gönderilmekte, orada kullanılarak çalıştırılmaktadırlar.
Proje/işbirimi yöneticisinin tüm çalışanları üzerinde proje süresince tam bir emir-komuta yetkisi bulunmaktadır. İşlevsel birimin proje/işbirimi bölümüne gönderdiği kaynaklar ve çalışanlar üzerindeki yetkisi ise proje süresince geçici olarak askıya alınmıştır. Proje tamamlanınca tüm kaynaklar ve çalışanlar asıl işlevsel birimlerine geri gönderilirler.
Matriks Bölümlendirme ; Genel ve Kısa Bir Bakış
Bu yazımızın konusu olan matriks bölümlendirme, ya bir özgün bölümlendirme olarak kurulmakta, ya da yukarıda açıklanan saf proje yapısının matriks özelliklerine dönüşmesi ile gerçekleşebilmektedir.
Başka bir deyişle matriks bölümlendirme maksatlı olarak sıfırdan başlatılabilmekte veya mevcut saf proje yapısından dönüştürülerek oluşturulabilmektedir.
Bu bağlamda proje birimi, ürün, coğrafi bölge gibi yeni isimlerle çıktı temelli devamlı bir bölüm haline gelmektedir. Ancak devamlı oluşturulan çıktı temelli bu birimin, kendi kaynakları ve çalışanları bulunmamakta, bunları işlevsel bölümlerden sağlamaktadır. Sağlanan kaynaklar ve alan uzmanı çalışanlar çıktı temelli işbiriminde genellikle saf proje yapısında olduğu gibi geçici bir süre için değil, devamlı olarak kullanılmakta ve görev yapmaktadırlar.
Ama işbirimlerinde görevlendirilen alan uzmanı çalışanların, işlevsel bölümleri ile ilişkileri bölüm üstlerine karşı uzmanlık alanı ile ilgili sorumlulukları(işlevsel sorumluluk) devam etmektedir. Dolayısı ile işlevsel üst yöneticilerin de, devamlı olarak farklı bir birimde çalışan bu astları üzerinde kendi işlevsel alanı ile ilgili tam bir emir komuta yetkileri devam etmektedir.
Uzman çalışanlar ayrıca devamlı görev yapmak üzere atandıkları çıktı temelli yeni birimlerindeki üst yöneticilerine çıktıların gerçekleşmesindeki katkıları dolayısı ile de sorumludurlar(çıktı amaçlı sorumluluk). Bu bağlamda çıktı esaslı birim yöneticilerinin de birimlerine farklı işlevsel bölümlerden gelerek devamlı çalışmaya başlamış bu astlar üzerinde tam bir emir komuta yetkileri bulunmaktadır.
Örneğin işlevsel bir bölüm olan ‘Pazarlama Bölümü’nde görev yapan ve işlevsel üst’üne bağlı olarak çalışan bir uzman, aynı işletmede ‘A Ürünü/Projesi/Bölgesi’ne görev yapmak üzere gönderilmekte ve gönderildiği işbirimi bölümünde o birimin ürün/proje/bölge yöneticisine bağlı olarak ondan emir almakta ve ona karşı da sorumlu olabilmektedir.
Matriks bölümlendirmeler işlevsel ve çıktı temelli işbirimlerini birleştiren iki boyutlu bir yapı olabileceği gibi, önem verilen işbirimlerinin sayısı arttıkça ikiden fazla boyutlu yapılar olarak da ortaya çıkabilmektedir. Tamamen özel gereksinimlerinin bir sonucu olarak iki’den daha fazla bölümleri bir araya getirerek oluşturulan matriks yapılar çok boyutlu matriks yapı olarak adlandırılmaktadır.
Böyle bir durumda, işletme bütünü itibarı ile kaynak kullanımında, iletişim ve koordinasyon yönünden, çevresel olaylara tepki ve davranış göstermek açısından, ve sorumluluğun kabulu, gibi hususlar açısından yarar sağlanabilmektedir.
Örneğin, işlevsel bölümlerdeki kaynakların ve çalışanların, hem bu bölüm hem de işbirimleri tarafından ortaklaşa kullanımı nedeni ile bilinçli bir kaynak kullanımı söz konusu olabilmekte, her iki bölüm kendi konularında dış ve iç çevresel değişimleri kolaylıkla algılayabilmekte ve olumlu/olumsuz gelişmelere zamanında doğru tepki ve davranış gösterebilmekte, uzmanlık alanlarında ortak çalışan üzerinde daha etkili denetim gerçekleştirebilmektedir.
Görüleceği üzere matriks bölümlendirme yapısı ile kazanılan yukardaki paragrafta kısaca bahsedilen yarar sağlayan özellikler, hem işlevsel bölümlerin hem de işbirimlerinin sahip bulunduğu olumlu özelliklerden kaynaklanmaktadır.
Yapılandırma tekniği açısından etkili olarak işlemesi gereken bu tür bir bölümlendirme, sağladığı yararlar yanında, davranışsal açıdan bir takım sakıncalar yaratabilmektedir.
Bu sakıncalardan en önemlisi, iki farklı üst yöneticiden emir alan ortak ast’ın içinde bulunduğu kararsızlık, belirsizlik ve çatışma ortamından dolayı bezginliğinin artması, yaşadığı stres nedeni ile verimliliğinin düşmesidir.
Bunun yanında matriks bölümlendirme ruhunu anlayamayan farklı bölüm (işlevsel ve işbirimi) yöneticileri, ortak astları üzerinde tam bir otorite kurmak, kendi beklentilerinin öncelikle gerçekleştirilmesini isteyebilmektedir. Böyle bir durum ise iki üst yönetici arasında bir çatışma ortamı oluşturabilmektedir.
Yukarıda kısaca açıklanan sakıncaların nedeni, ortak ast’ın bağlı bulunduğu işlevsel ve görev yaptığı işbirimi yöneticilerinin her ikisinden de emir alması ve onlara karşı sorumlu olmasıdır.
Böyle bir durum klasik yönetim yaklaşımında Yönetim Süreci yaklaşımının öncüsü Henri Fayol’un 14 yönetim ilkesinden biri olan ‘Emir ve Komuta Birliği’(Her ast mutlaka bir üst yöneticiye bağlı olmalı ve ondan başkasından emir almamalıdır. Bu ilke yerine getirilmediği takdirde diğer yönetim ilkelerinin uygulanması bozulur. Birden fazla üst yönetici ile muhatap olan ve her birinden emir alan astların bulunduğu bir işyerinde, disiplin, düzen, inisiyatif ve diğer ilkelerin sağladığı verimli ortam gerçekleştirilemez.) ilkesine aykırıdır.
Doğal olarak emir komuta birliği ilkesinin bozulması işletme içinde birim yöneticileri ve astları arasındaki ilişkilerde, ve gerçekleştirilen iş ve faaliyetlerde sorunlara neden olabilmektedir.
Matriks Bölümlendirmede Emir-Komuta İlişkileri
İşlevlere ve işbirimlerine göre bölümlendirmeleri bir araya getiren matriks bölümlendirmede görev yapan çalışanlarla, bağlı bulundukları bölüm (işlevsel ve işbirimi) yöneticileri arasında 3 önemli kurumsal ilişki bulunmaktadır; (a) Çalışan ast ile bağlı bulunduğu işlevlere göre yapılandırılmış bölüm yöneticisi arasında emir komuta ve sorumluluk ilişkisi, (b) Çalışan ast ile gönderilmiş bulunduğu ve görev yaptığı çıktı temelli işbirimlerine göre yapılandırılmış bölüm yöneticisi arasında emir-komuta ve sorumluluk ilişkisi, (c) İşlevlere göre ve işbirimlerine göre yapılandırılmış bölüm yöneticileri arasındaki karşılıklı ilişki.
İlk iki (a ve b) ilişki ast ve bölüm yöneticisi üst’ler arasındaki hiyerarşik, dikey emir komuta ve sorumluluk ilişkisidir. Matriks bölümlendirmedeki bu ilişkiler, yukarıda belirtildiği gibi, H.Fayol’un ‘Emir Komuta Birliği’ ilkesini zedelemekte ve ast’ları aldıkları görevleri, iş ve faaliyetleri önceliklendirme açısından zor duruma sokabilmektedir.
Üçüncü (c) ilişki ise bölüm yöneticilerinin, kendi bölümlerinde veya birimlerinde görev yapan ve dolayısı ile emir komuta ve sorumluluk açısından ortak ast’ları pozisyonundaki çalışanları dolayısı ile, birbirleri ile hiyerarşik emir komuta yetkisi bulunmayan, yatay iletişim ve koordinasyon ilişkileridir.
Ortak Ast ile Farklı Bölüm Yöneticisi Üst’ler Arasında Emir Komuta İlişkisi
İşletmelerde yetki/otorite, başka bir ifade ile emir-komuta hakkı, bir üst’ün, bölüm misyon ve görevlerini gerçekleştirmek amacı ile, astı ile ilgili olarak, (a) karar verme, (b) emir verme, ve (c) kaynak dağıtma hususlarında sahip bulunduğu yasal ve biçimsel(formel) hak’tır. Karar verme çalışan ast’ın iş’e alınması veya iş’ten ayırılması hususlarını da kapsamaktadır.
İşlevsel bölümde yöneticisine bağlı bulunan, ancak farklı bir işbiriminde görev yapan ortak ast, her iki yöneticisi ile hiyerarşik dikey emir komuta ve sorumluluk ilişkisi içindedir.
İşlevsel bölüm yöneticisinin bölüm misyon ve görevlerini gerçekleştirmek amacı kendine bağlı çalışan ortak ast’ı üzerinde tam bir yetkisi/otoritesi bulunmaktadır. İşlevsel üst yönetici, kendi bölümüne bağlı ortak ast’ı ile ilgili karar ve emirler verebilir, ortak ast’ın gereksinimi olan kaynakları dağıtır. Sözkonusu yetki, ast’ı iş’e alma ve iş’ten ayırma yetkilerini de kapsadığından, sahip bulunduğu yetki tam bir yetkidir.
İşbirimi bölüm yöneticisinin ise bölüm misyon ve görevlerini gerçekleştirmek amacı ile, kendi bölümünde görevlendirilmiş bağlı ast çalışanı üzerindeki yetki/otoritesi de güçlü, ama işlevsel bölüm yönetici yetkilerine göre biraz daha kısıtlı bir yetkidir. İşbirimleri yöneticisi de kendi bölümüne çalışmak üzere gönderilen ortak ast’ı ile ilgili karar ve emirler verir, ortak ast’ın gereksinimi olan kaynakları dağıtır. Ancak işbirimi bölümü yöneticisinin çalışan ast’ı ile ilgili karar alma hakkı, ast’ı iş’e alma ve iş’ten çıkartma yetkisini kapsamaz. Sadece gerekli hallerde görev yapmasının istemediği çalışan ast’ı bağlı bulunduğu işlevsel bölüme geri gönderebilir. Bu nedenle işbirimi yöneticisinin çalışan üzerinde yetki/otoritesi, işlevsel bölüm yöneticisine göre daha kısıtlı bir yetki olabilmektedir.
Tüm bu durumlarda işlevsel bölüme ait olan, ama işbirimlerinde görev yapan çalışan ortak ast üzerinde, her iki bölüm(işlevsel ve işbirimleri) yöneticisinin dikey hiyerarşi içinde emir komuta yetkisine sahip bulunduğu tartışmasızdır.Burada matriks bölümlendirmede dikey hiyerarşide emir komuta ilişkileri ile ilgili bir açıklama yapmak istiyoruz.
İşlevsel ve İşbirimi Bölüm Yöneticisi Üst’lerin, Ortak Ast Üzerindeki Otoritesi : Her İkisi de Dikey Emir-Komuta İlişkisi
Genel olarak çeşitli yönetim kitaplarında matriks bölümlendirmede, çalışan ortak ast üzerinde işlevsel bölüm yöneticisinin emir komuta ilişkisi dikey hiyerarşik; işbirimi bölüm yöneticisinin emir komuta ilişkisi ise yatay olarak tanımlanmakta ve belirtilmektedir.
Yönetim bilimleri literatüründe emir komuta ilişkisi genellikle hiyerarşik ve yukardan aşağıya doğru dikey bir ilişkidir.
Yatay ilişkiler ise literatürde genellikle emir komuta ilişkisini değil, koordinasyon ilişkilerini tanımlamaktadır.
Yandaki şekilde A kısmında açıkça görüleceği üzere matriks bölümlendirmede ortak ast üzerindeki her iki bölümün emir komuta(otorite ve sorumluluk) ilişkisi hiyerarşik dikey bir ilişkidir.
Ancak ortak ast üzerindeki her iki bölüm yöneticisinin(işlevsel-işbirimleri) emir komuta ilişkilerinin daha farkedilebilir ve anlaşılabilir gösterilmesi için, aynı şekilde B kısmında görüleceği gibi, işlevsel bölüm yöneticileri ile aynı yönetim düzeyinde bulunan işbirimi bölüm yöneticileri genellikle çizgi kırılarak yan tarafta gösterilmekte, ve bu durumda da işbirim yöneticisinin ortak ast üzerinde dikey emir komuta ilişkisi, yatay bir görünüm almaktadır.
Bu görünüm yanıltıcı olmakta ve ‘yatay ilişki’ olarak tanımlanmaktadır.
Böyle bir tanımlama yapıldığında ise, ‘yatay ilişki’ tanımlamasının hem koordinasyon, hem de matriksdeki emir komuta ilişkilerini açıkladığı gibi bir kanı ortaya çıkar ki, bu durum anlam karmaşıklığına neden olur.
Bu nedenle biz matriks bölümlendirme ile ilgili çizilen şekillerde fark edilebilir ve anlaşılabilir olması için işbirimi yöneticisinin yatay olarak gösterilen yetki/otorite ilişkisinin, ‘yatay ilişkileri’ değil, ‘dikey emir komuta ilişkilerini’ gösterdiğini bir kere daha tekrarlamak isteriz. Ama yukarıdaki paragrafta belirtildiği gibi, bu dikey emir-komuta yetkisi, işlevsel bölüm yöneticisine göre daha kısıtlı bir yetkidir.
Bu konunun(üst yöneticilerin ortak ast üzerindeki dikey-yatay yetki ilişkisi) anlam farklılığı yaratmaması için meslektaşlarımızca bilimsel akademik toplantılarda tartışılmasının uygun olacağı görüşündeyim.
Son olarak iki üst’e bağlı ast durumunun yaratabileceği sakınca ve sorunların kaynağının genellikle yapısal değil, davranışsal olduğunu belirtmek isteriz. Yani matriks bölümlendirme bir yapı olarak sistemik sorunlara yol açmamakta, bilakis yararlar sağlamaktadır. Çıkan sorunlar ise tam olarak davranışsal tepkilerden kaynaklanmaktadır. Bu nedenle de sorunların çözümü yine davranışsal olarak çözülebilmektedir.
Örneğin, iki üst yönetici arasında güç dengesinin sağlanması, üst yöneticiler ve ast’lar düzeyinde bilgilendirici eğitimler, bütünsel amaca yönelik ortak bir bilincin geliştirilmesi, bu bağlamda ortak amaca yönelik ödüllendirme sistemlerinin geliştirilmesi sorunları azaltabilecektir.
…..
Yukarıda salt akademik açıklamalar içeren konumuza biraz deli dolu, uçuk kaçık, eğlenceli ve duygusal yaklaşarak yazımızı sonlandıralım…
Matriks yapılarda ilişkisel sorunları azaltmanın bir yolu da iki üst’e bağlı bulunan ve her ikisinin de emir-komutası altında bulunan ortak ast’ın, bu üstlerini akıllı bir şekilde idare etmesi ve yönetmesidir (!).. Ve bu çözüm de gerçekleştirilmesi çok zor bir seçenek değildir (!)..
Unutmamak gerekir…1800’lü yılların sonlarında İstanbul’da yaşamış olduğu rivayet edilen Taşkasap’lı Hürmüz hanımın değişik mesleklerden 7 eşi bulunuyordu. Hürmüz hanım her bir eşini de güzelce idare edebilen, gönüllerini alan, hatta yeri geldiğinde ekonomik sorunlarını da çözebilen bir kişi idi.
Hürmüz hanımın yaşam görüşü, aşağıdaki aktarılan sözcüklerinden anlaşılabileceği gibi, kişilerin hiçbir zaman ve şekilde yalnız bırakılmaması, ve bu durumlarından da şikayet etmemeleriydi…
…Tanrım, tek başına koyma kulların
Yalnızlığa ancak sen dayanırsın
Eşsiz, dostsuz, başsız kalanın zordur halleri
Yalnızlığa ancak sen dayanırsın…
Yukarıdaki sözlerin yer aldığı ‘Yalnız Kullar’ şarkısı aşağıdaki videoda…
Bu vesile ile, Türk tiyatrosunun efsane eseri ‘Yedi Kocalı Hürmüz’ün yazarı Sadık Şendil’e(1913-1986), ‘Yalnız Kullar’ şarkısının söz ve müziklerini yazan Sevgi Sanlı(1925-2019) ve Atila Özdemiroğlu’na(1943-2016) rahmet…
…Şarkıyı yorumlayan değerli sanatçılarımız Şevval Sam ve Müge Zümrütbel’e esenlikler…
…Matriks yapıda ortak ast pozisyonunda çalışan meslektaşlarıma da kolaylıklar diliyorum.
…Ne de olsa eşsiz, dostsuz, başsız kalanın zordur halleri…