Yeni Makaleler

F.W.Taylor ; Yönetim Dahisi veya Şeytan

Amerikalı bir makine mühendisi olan Frederic W.Taylor(1856-1915),  işletmelerin rakiplerine rekabet üstünlüğü sağlamak için fabrikalarda işgücünün veriminin nasıl yükseltileceği ile ilgili  çalışmalara odaklanmıştı. Taylor’a göre işgücünün

Matriks Bölümlendirmelerde Emir-Komuta ve Sorumluluk İlişkileri

Sosyal yapılandırma bütünleşme süreci içinde bölümlendirme türlerinden biri olan matriks bölümlendirme, 20. yüzyılın ikinci yarısında ortaya çıkan bir yapılanmadır. Bu bölümlendirme türünün ortaya çıkışı da, diğer çoğu bölümlendirme ve yapılandırmalarda olduğu gibi, işlevsel ve işbirimleri esaslı bölümlendirmeleri bir araya getiren ‘etkililik ve verimlilik’ amaçlı bir kombinasyonun sonucudur.

Yukarıda sözü edilen matriks kombinasyonun öncüsü veya prototipi Saf Proje Yapısıdır

Saf Proje Yapısı

Saf proje yapısındaişlevsel ve çıktı esaslı  işbirimlerine göre bölümlendirme yapıları aynı çatı altında yer almaktadır. Yapıda üretim, pazarlama, finans gibi işlevsel bölümlerin  yanında, aynı yönetim düzeylerinde çıktı temelli  proje işbirimi/birimleri bulunmaktadır.

İşlevsel bölümlerdeki kaynakların bir kısmı ve/veya  alan uzmanı çalışanlar, bir süre için örneğin proje tamamlanana kadar, proje/işbirimi bölümüne gönderilmekte,  orada kullanılarak  çalıştırılmaktadırlar.

Proje/işbirimi yöneticisinin tüm çalışanları üzerinde proje süresince tam bir emir-komuta  yetkisi bulunmaktadır.  İşlevsel birimin proje/işbirimi bölümüne gönderdiği kaynaklar ve çalışanlar üzerindeki  yetkisi ise proje süresince geçici olarak askıya alınmıştır. Proje tamamlanınca tüm kaynaklar ve çalışanlar asıl işlevsel birimlerine geri gönderilirler.

Matriks Bölümlendirme ; Genel ve Kısa Bir Bakış

Bu yazımızın konusu olan matriks bölümlendirme, ya bir özgün bölümlendirme olarak kurulmakta, ya da yukarıda açıklanan saf proje yapısının  matriks özelliklerine dönüşmesi ile gerçekleşebilmektedir.

Başka bir deyişle matriks bölümlendirme maksatlı olarak  sıfırdan başlatılabilmekte veya  mevcut saf proje yapısından dönüştürülerek oluşturulabilmektedir.

Bu bağlamda proje birimi, ürün, coğrafi bölge gibi yeni isimlerle çıktı temelli devamlı bir bölüm haline gelmektedir. Ancak devamlı oluşturulan çıktı temelli bu birimin, kendi kaynakları ve çalışanları bulunmamakta, bunları işlevsel bölümlerden sağlamaktadır. Sağlanan kaynaklar ve  alan uzmanı çalışanlar çıktı temelli işbiriminde genellikle  saf proje yapısında olduğu gibi geçici bir süre için değil,  devamlı  olarak kullanılmakta  ve görev yapmaktadırlar.

Ama işbirimlerinde görevlendirilen alan uzmanı çalışanların,  işlevsel bölümleri ile ilişkileri  bölüm üstlerine karşı uzmanlık alanı ile ilgili sorumlulukları(işlevsel sorumluluk) devam etmektedir. Dolayısı ile  işlevsel üst yöneticilerin de, devamlı olarak farklı bir birimde çalışan bu astları üzerinde kendi işlevsel alanı ile ilgili tam bir emir komuta yetkileri devam etmektedir.

Uzman çalışanlar ayrıca devamlı görev yapmak üzere atandıkları çıktı temelli yeni birimlerindeki üst yöneticilerine çıktıların gerçekleşmesindeki katkıları dolayısı ile de sorumludurlar(çıktı amaçlı sorumluluk). Bu bağlamda çıktı esaslı birim yöneticilerinin de birimlerine farklı işlevsel bölümlerden gelerek devamlı çalışmaya başlamış  bu astlar üzerinde tam bir emir komuta yetkileri bulunmaktadır.

Örneğin işlevsel bir bölüm olan ‘Pazarlama Bölümü’nde görev yapan  ve işlevsel üst’üne bağlı olarak çalışan bir uzman,  aynı işletmede  ‘A Ürünü/Projesi/Bölgesi’ne  görev yapmak üzere gönderilmekte ve  gönderildiği işbirimi bölümünde o birimin ürün/proje/bölge yöneticisine bağlı olarak ondan emir almakta ve ona karşı da sorumlu olabilmektedir.

Matriks bölümlendirmeler işlevsel ve çıktı temelli işbirimlerini birleştiren iki boyutlu bir yapı olabileceği gibi,  önem verilen  işbirimlerinin sayısı arttıkça ikiden  fazla boyutlu yapılar olarak da ortaya çıkabilmektedir. Tamamen özel gereksinimlerinin bir sonucu olarak iki’den daha fazla bölümleri  bir araya getirerek oluşturulan matriks yapılar çok boyutlu matriks yapı olarak adlandırılmaktadır.

Böyle bir durumda,  işletme bütünü itibarı ile   kaynak kullanımında, iletişim ve koordinasyon yönünden, çevresel olaylara tepki ve davranış göstermek açısından, ve sorumluluğun kabulu, gibi hususlar açısından yarar sağlanabilmektedir.

Örneğin, işlevsel bölümlerdeki  kaynakların  ve çalışanların, hem bu bölüm hem de işbirimleri tarafından ortaklaşa kullanımı nedeni ile bilinçli bir kaynak kullanımı  söz konusu olabilmekte,  her iki bölüm kendi konularında dış ve iç çevresel değişimleri kolaylıkla algılayabilmekte ve olumlu/olumsuz  gelişmelere zamanında doğru tepki ve davranış gösterebilmekte, uzmanlık alanlarında ortak çalışan üzerinde daha etkili denetim gerçekleştirebilmektedir.

Görüleceği üzere matriks bölümlendirme yapısı ile kazanılan  yukardaki paragrafta kısaca bahsedilen yarar sağlayan özellikler, hem işlevsel bölümlerin hem de işbirimlerinin  sahip bulunduğu  olumlu özelliklerden kaynaklanmaktadır.

Yapılandırma tekniği açısından etkili olarak işlemesi gereken bu tür bir bölümlendirme, sağladığı yararlar yanında, davranışsal açıdan bir takım sakıncalar yaratabilmektedir.

Bu sakıncalardan en önemlisi, iki farklı üst yöneticiden emir alan ortak ast’ın içinde bulunduğu kararsızlık, belirsizlik ve çatışma ortamından dolayı bezginliğinin artması, yaşadığı stres nedeni ile  verimliliğinin düşmesidir.

Bunun yanında matriks bölümlendirme ruhunu anlayamayan farklı bölüm (işlevsel ve işbirimi) yöneticileri, ortak astları üzerinde tam bir otorite kurmak,  kendi beklentilerinin öncelikle  gerçekleştirilmesini isteyebilmektedir. Böyle bir durum ise iki üst yönetici arasında bir çatışma ortamı oluşturabilmektedir.

Yukarıda kısaca açıklanan sakıncaların nedeni, ortak ast’ın  bağlı bulunduğu işlevsel ve  görev yaptığı  işbirimi yöneticilerinin her ikisinden de  emir alması  ve onlara karşı sorumlu olmasıdır.

Böyle bir  durum  klasik yönetim yaklaşımında Yönetim Süreci yaklaşımının öncüsü  Henri Fayol’un 14 yönetim ilkesinden biri olan ‘Emir ve Komuta Birliği’(Her ast mutlaka bir üst yöneticiye bağlı olmalı ve ondan başkasından emir almamalıdır. Bu ilke yerine getirilmediği takdirde diğer yönetim ilkelerinin uygulanması bozulur. Birden fazla üst yönetici ile muhatap olan ve her birinden emir alan astların bulunduğu bir işyerinde, disiplin, düzen, inisiyatif ve diğer ilkelerin sağladığı verimli ortam gerçekleştirilemez.) ilkesine aykırıdır.

Doğal olarak emir komuta birliği ilkesinin bozulması işletme içinde birim yöneticileri ve astları arasındaki  ilişkilerde, ve gerçekleştirilen  iş ve faaliyetlerde sorunlara neden olabilmektedir.

Matriks Bölümlendirmede Emir-Komuta İlişkileri

İşlevlere  ve işbirimlerine göre bölümlendirmeleri bir araya getiren matriks bölümlendirmede  görev yapan çalışanlarla, bağlı bulundukları bölüm (işlevsel ve işbirimi) yöneticileri arasında 3 önemli kurumsal ilişki bulunmaktadır; (a) Çalışan ast  ile bağlı bulunduğu işlevlere göre yapılandırılmış bölüm yöneticisi arasında emir komuta ve sorumluluk ilişkisi, (b) Çalışan ast ile gönderilmiş bulunduğu ve görev yaptığı  çıktı temelli işbirimlerine göre yapılandırılmış bölüm yöneticisi arasında emir-komuta ve sorumluluk ilişkisi, (c) İşlevlere göre ve işbirimlerine göre yapılandırılmış bölüm yöneticileri arasındaki karşılıklı ilişki.

İlk iki (a ve b) ilişki ast ve bölüm yöneticisi üst’ler arasındaki hiyerarşik, dikey  emir komuta ve sorumluluk ilişkisidir. Matriks bölümlendirmedeki bu ilişkiler, yukarıda belirtildiği gibi,  H.Fayol’un ‘Emir Komuta Birliği’ ilkesini zedelemekte ve ast’ları aldıkları görevleri, iş ve faaliyetleri  önceliklendirme açısından zor duruma sokabilmektedir.

Üçüncü (c)  ilişki ise bölüm yöneticilerinin, kendi bölümlerinde veya birimlerinde görev yapan ve dolayısı ile emir komuta ve sorumluluk açısından ortak ast’ları pozisyonundaki çalışanları  dolayısı ile,  birbirleri ile  hiyerarşik emir komuta yetkisi bulunmayan, yatay  iletişim ve koordinasyon ilişkileridir.

Ortak Ast ile Farklı Bölüm Yöneticisi Üst’ler Arasında Emir Komuta İlişkisi

İşletmelerde yetki/otorite, başka bir ifade ile emir-komuta hakkı, bir üst’ün, bölüm misyon ve görevlerini gerçekleştirmek amacı ile,  astı ile ilgili olarak, (a) karar verme, (b) emir verme, ve (c)  kaynak dağıtma hususlarında  sahip bulunduğu yasal ve biçimsel(formel) hak’tır. Karar verme çalışan ast’ın iş’e alınması veya iş’ten ayırılması hususlarını da kapsamaktadır.

İşlevsel bölümde yöneticisine bağlı bulunan, ancak farklı bir işbiriminde görev yapan ortak ast, her iki yöneticisi ile hiyerarşik dikey emir komuta ve sorumluluk ilişkisi içindedir.

İşlevsel bölüm yöneticisinin bölüm misyon ve görevlerini gerçekleştirmek amacı kendine bağlı çalışan ortak ast’ı üzerinde tam bir yetkisi/otoritesi bulunmaktadır.  İşlevsel üst yönetici, kendi bölümüne bağlı ortak  ast’ı ile ilgili karar ve emirler verebilir,  ortak ast’ın gereksinimi olan kaynakları dağıtır. Sözkonusu yetki,  ast’ı iş’e alma ve iş’ten ayırma yetkilerini de kapsadığından, sahip bulunduğu yetki  tam bir yetkidir.

İşbirimi bölüm yöneticisinin ise bölüm misyon ve görevlerini gerçekleştirmek amacı  ile, kendi bölümünde görevlendirilmiş bağlı ast çalışanı üzerindeki yetki/otoritesi  de güçlü, ama işlevsel bölüm yönetici yetkilerine göre  biraz daha kısıtlı bir yetkidir. İşbirimleri yöneticisi de kendi bölümüne çalışmak üzere gönderilen  ortak ast’ı ile ilgili karar ve emirler verir, ortak ast’ın gereksinimi olan kaynakları dağıtır. Ancak işbirimi bölümü yöneticisinin çalışan ast’ı ile ilgili karar alma hakkı, ast’ı iş’e alma ve iş’ten çıkartma yetkisini kapsamaz. Sadece gerekli hallerde görev yapmasının istemediği çalışan ast’ı bağlı bulunduğu işlevsel bölüme geri gönderebilir. Bu nedenle işbirimi yöneticisinin çalışan üzerinde yetki/otoritesi, işlevsel bölüm yöneticisine göre  daha kısıtlı bir yetki olabilmektedir.

Tüm bu durumlarda işlevsel bölüme ait olan, ama  işbirimlerinde görev yapan çalışan ortak ast üzerinde, her iki bölüm(işlevsel ve işbirimleri) yöneticisinin dikey hiyerarşi içinde  emir komuta yetkisine sahip bulunduğu tartışmasızdır.Burada matriks bölümlendirmede dikey hiyerarşide emir komuta  ilişkileri ile ilgili bir açıklama yapmak istiyoruz.

İşlevsel ve İşbirimi Bölüm Yöneticisi Üst’lerin, Ortak Ast Üzerindeki Otoritesi : Her İkisi de Dikey Emir-Komuta İlişkisi

Genel olarak çeşitli yönetim kitaplarında matriks bölümlendirmede, çalışan ortak ast üzerinde işlevsel bölüm yöneticisinin  emir komuta ilişkisi dikey hiyerarşik;  işbirimi bölüm yöneticisinin emir komuta ilişkisi ise yatay  olarak tanımlanmakta ve  belirtilmektedir.

Yönetim bilimleri literatüründe emir komuta ilişkisi genellikle hiyerarşik ve yukardan aşağıya doğru dikey bir ilişkidir.

Yatay ilişkiler ise literatürde genellikle emir komuta ilişkisini değil, koordinasyon ilişkilerini tanımlamaktadır.

Yandaki şekilde A kısmında açıkça görüleceği üzere matriks bölümlendirmede ortak ast üzerindeki her iki bölümün emir komuta(otorite ve sorumluluk) ilişkisi hiyerarşik dikey  bir ilişkidir.

Ancak ortak ast üzerindeki her iki bölüm yöneticisinin(işlevsel-işbirimleri) emir komuta ilişkilerinin daha farkedilebilir ve anlaşılabilir gösterilmesi için, aynı şekilde B kısmında görüleceği gibi,  işlevsel bölüm yöneticileri ile  aynı yönetim düzeyinde bulunan işbirimi bölüm yöneticileri genellikle çizgi  kırılarak  yan tarafta gösterilmekte, ve bu durumda da işbirim yöneticisinin ortak ast üzerinde dikey emir komuta ilişkisi, yatay bir görünüm almaktadır. 

Bu görünüm yanıltıcı olmakta ve ‘yatay ilişki’ olarak tanımlanmaktadır.

Böyle bir tanımlama yapıldığında ise, ‘yatay ilişki’ tanımlamasının hem koordinasyon, hem de matriksdeki emir komuta ilişkilerini açıkladığı gibi bir kanı ortaya çıkar ki, bu durum anlam karmaşıklığına neden olur.

Bu nedenle biz matriks bölümlendirme ile ilgili çizilen  şekillerde fark edilebilir ve anlaşılabilir olması için işbirimi yöneticisinin yatay olarak gösterilen yetki/otorite ilişkisinin, ‘yatay ilişkileri’ değil,  ‘dikey emir komuta ilişkilerini’ gösterdiğini bir kere daha tekrarlamak isteriz. Ama yukarıdaki paragrafta belirtildiği gibi, bu dikey emir-komuta yetkisi, işlevsel bölüm yöneticisine göre  daha kısıtlı bir yetkidir.

Bu konunun(üst yöneticilerin ortak ast üzerindeki dikey-yatay yetki ilişkisi) anlam farklılığı yaratmaması için meslektaşlarımızca bilimsel akademik toplantılarda tartışılmasının uygun olacağı görüşündeyim.

Son olarak iki üst’e bağlı ast durumunun yaratabileceği sakınca ve sorunların kaynağının genellikle yapısal değil, davranışsal olduğunu belirtmek isteriz. Yani matriks bölümlendirme bir yapı olarak sistemik sorunlara yol açmamakta, bilakis yararlar sağlamaktadır. Çıkan sorunlar ise tam olarak davranışsal tepkilerden kaynaklanmaktadır. Bu nedenle de sorunların çözümü yine davranışsal olarak çözülebilmektedir.

Örneğin, iki üst yönetici arasında güç dengesinin sağlanması, üst yöneticiler ve ast’lar düzeyinde  bilgilendirici eğitimler, bütünsel amaca yönelik ortak bir bilincin geliştirilmesi, bu bağlamda ortak amaca yönelik ödüllendirme sistemlerinin geliştirilmesi sorunları azaltabilecektir.

…..

Yukarıda salt akademik açıklamalar içeren konumuza biraz deli dolu, uçuk kaçık, eğlenceli ve duygusal yaklaşarak  yazımızı sonlandıralım…

Matriks yapılarda ilişkisel sorunları azaltmanın bir yolu da iki üst’e bağlı bulunan ve her ikisinin de emir-komutası altında bulunan ortak ast’ın, bu üstlerini akıllı bir şekilde idare etmesi ve yönetmesidir (!).. Ve bu çözüm de gerçekleştirilmesi çok zor bir seçenek değildir (!)..

Unutmamak gerekir…1800’lü yılların sonlarında İstanbul’da yaşamış olduğu rivayet edilen Taşkasap’lı Hürmüz hanımın değişik mesleklerden 7 eşi bulunuyordu. Hürmüz hanım her bir eşini de güzelce idare edebilen, gönüllerini alan, hatta yeri geldiğinde ekonomik sorunlarını da çözebilen bir kişi idi.

Hürmüz hanımın yaşam görüşü, aşağıdaki aktarılan sözcüklerinden anlaşılabileceği gibi, kişilerin hiçbir zaman ve şekilde yalnız bırakılmaması, ve bu durumlarından da şikayet etmemeleriydi…

…Tanrım, tek başına koyma kulların
Yalnızlığa ancak sen dayanırsın
Eşsiz, dostsuz, başsız kalanın zordur halleri

Yalnızlığa ancak sen dayanırsın…

Yukarıdaki sözlerin yer aldığı ‘Yalnız Kullar’ şarkısı aşağıdaki videoda…

Bu vesile ile, Türk tiyatrosunun efsane eseri ‘Yedi Kocalı Hürmüz’ün yazarı Sadık Şendil’e(1913-1986), ‘Yalnız Kullar’ şarkısının söz ve müziklerini yazan Sevgi Sanlı(1925-2019) ve Atila Özdemiroğlu’na(1943-2016) rahmet…

…Şarkıyı yorumlayan değerli sanatçılarımız Şevval Sam ve Müge Zümrütbel’e  esenlikler…

…Matriks yapıda ortak ast pozisyonunda çalışan meslektaşlarıma da kolaylıklar diliyorum.

…Ne de olsa eşsiz, dostsuz, başsız kalanın zordur halleri…

Bu içeriği paylaşmak istermisiniz?

Facebook
Twitter
LinkedIn

Bu içeriği yorum yazmak istermisiniz?