İşletme yönetimi sürecinde organize etme aşamasının çalışma alanlarından birisi, amaca uygun sosyal yapının kurulmasıdır. Bu aşama organizasyon teorisi çalışmalarında ‘Sosyal Yapılandırma’ alanı olarak bilinir. Bu kavram sadece işletmelere özgü bir yapılanma türü olmayıp, toplumun her kademesinde bireylerin ilişkileri ve davranış biçimlerini şekillendiren düzenler için kullanılan bir kavramdır.
Sosyal yapılandırma adından da anlaşılacağı üzere, ‘sosyal yapı’ nın oluşturulması sürecini kapsamakta; Sosyal yapı da, iş organizasyonu içinde yer alan görevler ve uygulayıcıları arasındaki ilişkileri düzenli ve dengeli kalıplar olarak biçimlendirilen, şekillendiren ve normlaştıran bir düzeni tanımlamaktadır.
İşletmelerde sosyal yapılandırma sürecinde iki temel faaliyet bulunmaktadır.
Aynen biyolojide olduğu gibi işletmelerde de bölünerek oluşturulmuş farklı işler(Farklılaşma) bir araya gelerek organizasyonu(işletme) oluştururlar ve her birinin işlevleri ile işletme faaliyetlerini gerçekleştirir ve yaşamını sürdürür.
Farklılaşan işler arttıkça, işler ve işleri gerçekleştiren çalışanlar arasında koordinasyon ve eşgüdüm konuları zorlaşmaya başlar. Bu durum işletmede bütünleşme yönünde baskı yaratmaya başlar, ve işler arasında eşgüdüm sağlayacak mekanizma olarak bütünleşik yönetim yapıları (bölümlendirmeler, yetki, emir-komuta düzeni, koordinasyon, işletme yapıları, v.s.) ortaya çıkar.
İşletme sosyal yapılandırma çalışmaları bu iki süreç arasında çok hassas bir denge kurulmasını gerektirmektedir.
Bilimsel yönetim öncesi iktisatçı kökenli düşünürlere göre işbölümü en basit unsuruna kadar bölünmelidir. Basitleştirilen işlerde deneyimler arttıkça uzmanlık da gelişecek ve verimlilik yükselecektir. Sanayi devrimi sonrası bilimsel yönetim ile başlayan klasik teori taraftarları da aynı şekilde işbölümü ve uzmanlaşmanın olabildiğince uygulanmasını önermektedir.
Ancak klasik ve bilhassa neo-klasik yönetim çalışmaları ilerledikçe iki önemli hususu ortaya çıkmıştır: (a) İşbölümünü yeteri ölçüde gerçekleştiremeyen işletmelerde verimlilik arzu edilen sonuçlara ulaşamamaktadır. (b) Ama, aynı şekilde işbölümünü veya işlerin bölünmesini aşırı derecede gerçekleştiren işletmelerde de verimlilik sağlanması bir yana, verimsizlikle karşılaşılmaktadır.
Bu durumda arzulanan verimlilik sağlanması için işbölümü veya işlerin bölünmesinin nasıl, neye göre ve ne derecede yapılmasının gerekeceği önemli olmaktadır.
WEB sitemizde bundan önce ‘sosyal yapılandırılma’ sürecindeki aşamalardan ilki olan Sosyal Yapılandırma Süreci-1: Farklılaşma(İş’lerin Bölünmesi) konusunu genel anlamı ile ele alıp incelemiştik.
Bu yazımızda sürecin diğer aşamalarından biri olan Sosyal Yapılandırma Süreci-2: Farklılaşan İş’lerin Tasarımı konusunu ele alarak kapsamlı olarak inceleyeceğiz.
Farklılaşan İş’lerin Tasarımı ; İşbölümü Tasarımı
Yukarıdaki paragraflarda belirtilen bir hususu tekrarlamak isteriz.
İş’lerin arzulanan amaçlara verimli olarak ulaşmasını sağlamaya yönelik olarak bölünebilmesi için doğru ve usulüne uygun olarak tasarlanması gerekmektedir.
İşbölümü tasarım çalışmalarında da: (a) Teknik açıdan yapılabilirlik, (b) Ekonomik açıdan yapılabilirlik, (c) Davranışsal açıdan yapılabilirlik, konuları öne çıkmaktadır.
İşbölümü Tasarımı Çalışmalarında Teknik Açıdan Yapılabilirlik : Öncelikle yapılacak bir iş’in, o işi yapacak kişilerce teknik açıdan, süresinde, ergonomik koşullarda ve en verimli şekilde yapılabilir olması önemlidir. Eldeki fiziki, insani ve yönetsel imkanlarla yapılması zor olan işler tasarlandığında, işletmede verimlilik düşebildiği gibi, arzulanan amaçlara varılması dahi güçleşebilir. Yani teknik açıdan yapılabilir olmayan bir işbölümü tasarımı olumlu bir sonuç vermez.
İşlerin bölünmesini tasarlayan kişiler teknik açıdan bir işin yapılması ile ilgili olarak aşağıdaki yöntemlerle analizlerini yapmalı ve elde edilecek sonuçlara göre işlerin bölünmesini gerçekleştirmelidirler.
Zaman ve Hareket Etüdleri bir iş’in en kısa süre zarfında ve en az çaba ile yapılması ile ilişkili çalışmalardır. Bilimsel yaklaşımın izleyicilerinden Frank Gilbreth’in öncüleri arasında bulunduğu zaman ve hareket etüdü çalışmaları ile işlerin yapılmasındaki süre ve/veya hareket sayısının azaltılması amaçlanmaktadır.
İş Akışlarının Analizi çalışmaları bir iş’in teknik açıdan bölündüğünde, iş’in bütününün verimli bir şekilde gerçekleştirilmesini aksatmaması ile ilişkili çalışmaları kapsar. Yani işbölümü tasarımı, işlerin bütününün planlanmış akışını engellemeyecek şekilde tasarlanmalıdır.
Ergonomik Koşulların Analizi tasarımı yapılacakiş ile onu yapacak kişi arasındaki fiziki ilişkilerin uyumluluğunu inceleyen bir disiplindir. İşlerin tasarımının en uygun yetkinlikte kişi tarafından çevresel koşul ve fiziki yöntemlerle verimli, kolay ve rahat şekilde gerçekleştirmesi çalışmalarını kapsar.
İşbölümü Tasarımı Çalışmalarında Ekonomik Açıdan Yapılabilirlik : Teknik açıdan işlerin bölünmesi sonucunda ortaya çıkan çeşitli alt grup işlerin toplam maliyeti, o iş’in bölünmeden önceki toplam maliyetinden düşük olmalıdır. Yani işlerin teknik açıdan yapılabilirliği yanında en ekonomik olarak yapılabilecek şekilde tasarlanması gerekir.
İşbölümü Çalışmalarında Davranışsal Açıdan Yapılabilirlik : İşlerin bölünmesi ve belirli kişilerin o işlerle görevlendirilmesi, o işleri yapacak kişilerin algılamalarında ve davranışlarında olumsuz veya olumlu değişikliklere, başka bir deyişle çalışanın sorun yaşamasına veya tatmin duymasına sebep olabilmekte, bu durumda da verim azalabilmekte veya artabilmektedir. Dolayısı ile işler bölünürken ve parçalara ayrılırken, o işi yapacak kişilerin davranış değişikliklerinin de hesap edilmesi ve analiz edilmesi gerekecektir.
Alanda yapılan araştırmalar, bir iş’in, işi yapacak kişide olumlu algı yaratarak verimliliği arttırabilecek davranışta bulunmasını sağlayacak beş önemli unsura sahip bulunmasını göstermiştir. Bu unsurlar temel iş özellikleri olarak tanımlanmaktadır.
Davranışları olumlu yönde etkileyebilen beş temel iş özelliği şunlardır:
Otonomi: Bir iş’in yapılmasında, işi yapmakla sorumlu olan kişinin, özgür ve bağımsız olarak takdir hakkını kullanabilmesi, o kişide olumlu algılama ve davranışlara sebeb olabilmektedir.
Çeşitlilik: Bir işin yapılmasında, işi yapanın çeşitli yetenek, beceri ve çabasının kullanılması tekdüzeliği önlemekte ve olumlu algılama ve davranışa sebeb olmaktadır.
İş’in Kimliği: Bir işi yapanın, o işi, gerçekleştirilecek bütünün parçası olarak görebilmesi ve bütünün gerçekleştirilmesinde paysahibi olduğu duygusu sonucu tatmin sağlanabilmekte ve olumlu davranışlar sergilenmesine neden olmaktadır.
İş’in Önem Derecesi: Kişide, yapılan iş’in birim, kurum ve toplum için önemli sonuçlar doğurabileceğinin, o iş’in parçası olduğu bütünün gerçekleşmesinde son derecede önemli olduğu bilinci yaratılması, tatminin artması ve olumlu davranışlar gösterilmesine sebep olabilmektedir.
Geribildirim Sağlanması: Bir iş’in yapılması sonucunda, o işin başarılı olarak yapılıp yapılmadığı, hata veya eksiklerin neler olduğu ile ilgili geribildirim alınması, işi yapanın tatmin duymasını arttırmakta ve verimli olabilmesini sağlamaktadır.
İşbölümü Tasarım Türleri
Teknik, ekonomik ve davranışsal yapılabilirlik analizlerinden sonra, iş yerlerinde işbölümü tasarımı ile ilişkili olarak yöneticilerin karşılaştıkları en önemli sorunlardan biri iş’lerin hangi maksatla, nasıl ve ne düzeyde bölüneceği hususu ile ilgilidir.
İş’ler son derecede basit , yani herkesin kolayca yapabileceği derecede bölünebildiği gibi, belirli uzmanlık ve yetkinlik isteyen, bu nedenle de sadece konu uzmanlarının yapabileceği niteliklere sahip olarak da tasarlanabilir. Başka bir deyişle işler basitleştirilerek, genişletilerek ve zenginleştirilerek bölünebilir. Her üç durumda da iş’lerin bölünmesinde önemli husus örgütsel, çevresel ve davranışsal hususları dikkate alarak verimli ve tatmin edici bir iş bölünmesinin gerçekleştirilmesidir.
İşlerin Basit Olarak Tasarlanması(İş’lerin Basitleştirilmesi) : Doğal olarak işletmelerde iş’ler, yetkinlik istemeyen bir şekilde, yani her yetkinlik düzeyindeki kişinin iş’i yapabileceği şekilde farklı ve çeşitli kombinasyonlarda bölünebilir. Bu bağlamda iş’i yapacakların mutlak bir yetkinliğe sahip bulunmaları gerekmediğinden veya çok düşük düzeyde yetkinlik gerektiğinden, işgücü piyasalarından kolayca tedariki yapılabilmektedir. Zaman içinde çalışanların deneyimleri arttıkça uzmanlık yetkinlik düzeyleri de yükselmektedir.
İşlerin Geniş Olarak Tasarlanması (İş’lerin Genişletilmesi) : Basit olarak bölünen iş’lere o iş’le ilgili veya ilişkili, benzer başka iş’lerin ilave edilmesi ile iş’ler genişletilebilir. Bu bölünme türü ‘yatay iş yüklemesi’ olarak da adlandırılmaktadır. İş genişletilmesinde mevcut iş’e yeni iş’ler ilave edildiğinden, çalışanların yeni ilave edilen iş’ler konusunda bir düzeyde beceri sahibi olması beklenmektedir. Başka bir deyişle o iş’leri yapabilme yetkinliğine sahip bulunmaları gerekmektedir. Dolayısı ile genişletilen iş ve görevlerin, halihazır çalışanlarca gerçekleştirilmesi gerektiğinde ilave iş ve görevlerle ilgili ön-eğitimlerin verilmesi sözkonusu olabilmektedir.
İşlerin Zenginleştirilerek Tasarlanması (İş’lerin Zenginleştirilmesi ) : Çalışanlara sorumlu ve görevli olduğu iş’lerle ilgili olarak, o iş’lerin yapılmasında alınacak kararlarda, uygulamalarda, kaynak dağıtımında tatmin derecelerini yükseltebilecek bir takım yetki ve sorumlulukların verilmesi, başka bir ifade ile otonomi düzeylerinin yükseltilmesi, iş zenginleştirilmesi olarak tanımlanmaktadır. ‘Dikey yükleme’ olarak da adlandırılan iş zenginleştirilmesi, çalışanların iş’lerin tasarım ve uygulamalarında planlama, yapılandırma, yürütme ve denetim sorumluluklarını arttırmaktadır. Farklılaşan, zenginleşen işler nedeni ile çalışan tatmin ve motivasyonu da yükselebilmektedir.
Ancak, iş zenginleştirilmesi bazı sorunlar da yaratabilmektedir. Gerekli yetkinliğe sahip bulunmayan, kavramsal becerileri eksik olan çalışanlarda iş zenginleştirilmesinin sonucu işyerinde artan stres ve düşük verimlilik olarak ortaya çıkabilmektedir.
İşbölümü Tasarımı ve Uzmanlaşma
İşbölümü tasarım çalışmalarında, yukarıda belirtilen tasarım türleri ile ilgili çalışanların uzmanlık düzeyleri(düşük-yüksek) değişebilmekte; bu durum da bireysel ve kurumsal sonuçları itibarı ile işletmelerde farklı sonuçlar oluşturabilmektedir.
Örneğin, gerçekleştirdiği iş’te uzmanlaşmış bir kişi bireysel açıdan kendine güven duyabilmekte, o iş’in uzmanı olarak anılmaktan hoşlanabilmekte, dolayısı ile tatmin dereceleri yükselebilmektedir.
Kurumsal açıdan ise öğrenme /deneyim eğrisinin yükselmesi nedeni ile işyerinde üretim süresi kısalabilmekte, işgücü maliyetleri düşebilmekte, işgücü tedariki daha kolaylıkla sağlanabilmekte, standart ve prosedürler de aynı şekilde kolay olarak hazırlanabilmektedir.
Bu durumların tersi de sözkonusu olabilmektedir. Bireysel açıdan çok basit, çalışan için hiçbir anlam ifade etmeyen, bütünsel amaçlarla ilişkisi kurulamayan, basitleştirilmiş işbölümü tasarımlarında duyulan tatmin düzeyi azalmakta, stres yükselmekte; kurumsal itibarı ile yapılan işlerde etkinlik ve verimlilik düşebilmekte, işgücü devri yükselebilmektedir.
Aşağıda işbölümü tasarım çalışmalarında çalışanların kazandığı uzmanlaşmanın verimlilik, tatmin, öğrenme ve çalışan devri konularında etki ve sonuçları incelenmektedir.
Uzmanlaşmanın Verimlilik Üzerindeki Etkileri : Basit olarak bölünmüş bir iş’de uzmanlaşma derecesi yükseltilince, başlangıçta verimliliğin de yükseldiği görülmektedir. Yani uzmanlaşmadan olumlu sonuçlar sağlanabilmektedir. Ancak uzmanlaşma derecesinin bir noktadan (B) sonra yükseltilmesi devam ettirildiğinde, çalışanlar üzerinde davranışsal olumsuzluklar görülebilmektedir. Çalışanın aynı ve tekrarlayan işi yapması onu sıkmakta, tatminsizlik ve stres yaşamasına sebeb olabilmektedir. Yaşanan stres ve tatminsizlik ise bir yerde işyerinde verimliliği düşürmektedir.
Uzmanlaşmanın Çalışan Tatmini Üzerindeki Etkileri : İşbölümü tasarımı çalışmalarında uzmanlaşma bir noktaya kadar çalışanlar üzerinde olumlu etkiler yapmaktadır. Başlangıçta uzmanlaşma derecesinin arttırılması çalışanların o iş’den duydukları tatmini yükseltmekte, ama bir noktadan (B) sonra çalışanın o iş’den duyduğu tatmin azalmaya başlamaktadır.
Uzmanlaşmanın Öğrenme ve Deneyim Kazanma Süreleri Üzerindeki Etkileri : Belirli bir standarta uygun olarak bir iş’in yapılabilmesi için gerekli süre, eğer o iş unsurlarına bölünmüş ve basitleştirilmiş ise, işi yapan çalışanın uzmanlık derecesi de yüksek ise, daha kısa olmaktadır. Aksi olarak uzmanlık konusu olmayan ve yüksek derecede bölünmemiş işlerin standart bir şekilde yapılması için gereken öğrenim süresi ise daha uzun olmaktadır.
Uzmanlaşmanın Çalışan Devri Üzerindeki Etkileri : Yüksek derecede uzmanlık isteyen genişletilmiş işlerde veya tatmin derecesi düşük basitleştirilmiş işleri yapanların devir hızı yüksek olmaktadır.
İş ve kişiler arasındaki karşılıklı ilişkilerden oluşmuş sosyal yapının ortaya çıkmasına neden olan işbölümü tasarım çalışmaları, tarihsel süreçte olduğu gibi modern çağlarda da iş organizasyonların oluşmasındaki en önemli temel unsurlardan biridir.
Gelecekteki yazılarımızdan birinde, öncelikle işbölümü tasarımı sonucunda ortaya çıkan iş’lerin değerlemesi konusunu; daha sonraki dönemlerde de sosyal yapılandırma sürecindeki bütünleşme konularını kapsamlı olarak ele alacağımızı belirterek konuyu şimdilik sonlandırıyorum.