İşletmelerde sosyal yapılandırma sürecinin bütünleşme aşamasında koordinasyon sağlayacak mekanizmalar arasında önemli bir konu da insanlar tarafından oluşturulan veya kendiliğinden oluşan organizasyon yapı türleridir.
Organizasyon yapı türleri, ‘basık ve sivri yapılar’, ‘komuta ve kurmay yapılar’, ‘merkezi ve merkezkaç yapılar’, ve ‘biçimselleşmiş ve biçimselleşmemiş yapılar’ gibi yetki ve iletişim temelinde bütünleşme sürecine yönelik oluşumlardır.
Aslında bütünleşme aşamasında ‘bölümlendirme’ ve ‘yapılandırma’ oluşumlarının ikisi de denetleme ve koordinasyon sağlamaya yöneliktir. Yani aynı amaca yöneliktir.
Ancak sosyal yapılandırmanın bölümlendirme aşaması, işin doğası gereği farklılaşarak bölünen işlerin gruplandırılması temelinde ortaya çıkmaktadır. Örneğin, işlevsel, bölümlere göre, matriks, takım ve şebeke esaslı gruplandırmalar gibi…
Ama basit, basık-sivri, kurmay-komuta, merkezi-merkezkaç ve biçimselleşmiş-biçimselleşmemiş, kurumsallaşmış-kurumsallaşmamış yapılandırma türleri farklılaşarak bölünen işlerin gruplandırılması sonucu değil, hiyerarşik yapıda yetki ve iletişim ilişkileri veya çevreye duyarlılık temelinde oluşan yapılardır.
Bu yazımızda yetki ve iletişim ilişkileri temelinde oluşturulan ‘Kurumsallaşma’ kavramını, uygulama ağırlıklı iş yaşamı faaliyetlerinde, ve akademik çalışmalarda kuramsal analizlerdeki farklı anlamları ile ele alıp açıklamalarda bulunacağız.
Ama kurumsallaşmış bir işletmenin bir anlamda ‘yüksek derecede biçimselleşmiş bir yapı’ olduğu yargısı alanda genellikle bir önkabule sahiptir.
Bu nedenle de açıklamalarımıza kısa da olsa ‘Biçimselleşme’ kavramını ele alarak başlayacağız.
İş Yaşamı Uygulamalarında ‘Biçimselleşme’ ve Türleri
Emir-komuta(yetki) düzeninin kişisel tercihlere göre mi, yoksa mevcut işyeri kural veya prosedürlerine bağlı olarak mı uygulanacağı ile ilgili bir kavram olan biçimselleşmenin farklı işletmelerde ve düzeylerde oluşması, onların yapısını da etkilemektedir.
Klasik yönetim yaklaşımlarında öne çıkan ve en iyi yönetim biçimi için gerekli bulunan standartlaştırılmış, kurallar ve belirlenmiş davranışların bir sonucu olan biçimselleşme farklı işletmelerde farklı yoğunlukta (yüksek veya düşük düzeyde farklı kombinasyonlar) konumlanabilmektedir.
Biçimselleşmemiş-Informel yapı mevki ve görevle ilgili durum ve ilişkilerin tanımlanmadığı, belirlenmediği ve standartlaştırılmadığı bir yapıdır. Biçimselleşmemiş bir yapıya atanmış olan bir yönetici veya çalışan, görevi ile ilgili her türlü işlev ve faaliyetleri, kurum içi ve dışı ilişkilerini hiçbir kural, prosedür veya kısıtlamaya tabi olmadan kendi tercihlerine göre yönetebilir, çalışmalarında kendi usul ve yöntemlerini uygulayabilir.
Biçimselleşmemiş yapılarda genellikle; (a) Kural ve prosedürler yoktur veya en az düzeydedir. (b) Amaç, hedef ve politikalar ayrıntılı olarak tanımlanmamıştır. (c) Ayrıntılı iş ve görev tanımları bulunmamaktadır. (d) Çalışanlar görev ile ilgili davranışlarında özgürdürler, yorumlarına göre uygulamalar yapabilirler, herhangibir kısıtları bulunmamaktadır. (e ) İletişim ve koordinasyon uygulamalarında herhangibir bağlayıcı kural veya prosedür bulunmamaktadır.
Greiner modelinde işletmelerin büyüme/gelişmesindeki birinci aşaması yaratıcılık/girişimcilik ile erişilen aşama olarak tanımlanmaktadır. Bu aşama işletmede genellikle yeni kurulan girişimci nitelikli, kurucu yöneticilerin kendi tercihlerine göre biçimsel olmayan karar ve iletişim uyguladığı, aşırı bireysel çaba ve çalışma ile işletme faaliyetlerini yürüttüğü, biçimselleşme ve merkezileşme derecesi düşük bir yapıdır,
Biçimselleşmiş-Formel yapı ise atanmış yönetici ve çalışanların atandıkları mevki ve görev ile ilgili her türlü durum ve ilişkilerin (emir-komuta, yetki, iletişim, yetki devri, v.s.) açık ve seçik olarak belirlendiği, tanımlandığı ve standartlaştırıldığı prosedürel bir yapıdır.
Böyle bir yapıda çalışan yönetici veya astlar, görevlerini yaparken kendi tercihlerine göre değil, önceden konulmuş, kural, ve ilkelere göre hareket etmek, ilişkilerini ve davranışlarını geliştirmek durumundadırlar. Çok ileri düzeyde biçimselleşmiş yapılarda çalışan yönetici ve astların önceden konulmuş ilke, kural ve prosedürlere yorum getirme hakkı dahi bulunmamaktadır.
Biçimselleşmiş yapılarda genellikle; (a) Ayrıntılı olarak belirlenmiş ve tanımlanmış kural ve prosedürler, (b) Ayrıntılı ve kapsamlı belirlenmiş amaç, hedef ve politikalar, (c) Ayrıntılı iş ve görev tanımları, (d) Kişisel davranışlarda kısıtlılık, (e ) Hiyerarşik düzene uygun belirlenmiş usul ve yöntemlere uygun iletişim ve koordinasyon ilişkileri, yer almaktadır.
Dolayısı ile bu kavram ile işletmelerde işlerin görülmesinde ve süreçlerin gerçekleştirilmesinde yönetici ve çalışanların tercihlerine göre değil, tanımlanmış, belirlenmiş ve kurallara bağlanmış davranışları göstermesi gerektiği ifade edilmektedir.
Doğal olarak böyle bir yapıda iş ve görevlerin yürütülmesi daha rasyonel ve objektif kararlar alınmasına yardımcı olabilmekte, anlaşmazlıklar/çatışmalar nisbeten önlenebilmekte, şeffaflık sağlanabilmekte, sezgi, duygu nepotism gibi sübjektif kararlar alınması engellenebilmektedir.
Nitekim, klasik yönetim düşüncesi ataları çalışmalarında her ne kadar çok açık ve seçik olarak dillendirmeseler de işletme içi biçimselleşme kavramına ruh olarak yakın ve bağlı bağlı görüşler öne sürmüşlerdir.
Örneğin, Max Weber(1864-1920), toplumsal değişmelere ve bu bağlamda yüksek derecede bürokratik gelişmelere neden olan sanayi toplumlarının kilit özelliklerini inceleyen çalışmalarında işletmelerde açık kural ve prosedürlere dayandırılmış objektif emir komuta ilişkilerinin sosyal çevreyi akılcı bir sisteme dönüştürdüğünü ve etkinlik ve verimlilikte yararlı katkılar sağladığını belirtiyordu.
Frederic W.Taylor (1856-1915) ve Henri Fayol’de (1841-1925 ) de durum benzerdir. Her iki düşünür de, aynen Weber gibi işletmelerin bilimsel olarak belirlenmiş ilkeler, kurallar ve standart prosedürler ile biçimlendirdikleri (formel) bir organizasyon yapısına sahip bulunmalarının etkililik ve verimliliği arttıracağını belirtiyorlardı.
İşletmeler büyüdükçe ve geliştikçe daha biçimsel ve formel bir organizasyon yapısı ortaya çıkmaktadır. Weber’in tanımladığı bürokratik yapının gelişen ve büyüyen işletmelerde daha yaygın olarak görüldüğü çeşitli yazarlar tarafından ampirik araştırmalarla desteklenmiş, ölçek biçimselleşme arasında olumlu bir ilişki olduğunu belirtilmektedir.
İş Yaşamı Uygulamalarında ‘Kurumsallaşma’
Sosyolojik açıdan kurum, toplumda organize olmuş, yerleşmiş, kabul edilmiş, prosedürleri belli sosyal ilişkiler düzenini ve topluluğunu ifade etmektedir. İş dünyası uygulamalarında da, kurumsallaşma kavramı ile kişisel tercihlerin ötesinde standart prosedürlerle yönetilen işletme yapıları anlaşılmaktadır.
İş yaşamı uygulamalarında kurumsallaşma bir işletmenin kişilerden ziyade kurallara, standartlara, prosedürlere sahip ve bağlı olması, kendine özgü davranış biçimlerini, iş yapma usul ve yöntemlerini içermesi ve bu sayede diğer benzer kurumlardan farklı ve ayırt edici bir kimliğe bürünmesi ile işkili kurum içi teknik bir süreç olarak tanımlanmaktadır.
Bu bağlamda kurumsallaşmış bir işletmenin lidere/yöneticiye bağımlı olmayan, sistem temelli yönetim uygulamalarının ve bu özellikleri içeren bir kurumsal kültürün yer aldığı bir işletme olduğu aşikardır.
Önceki paragraflarda belirttiğimiz gibi emir-komuta temelli konfigürasyonlar arasında yer alan kurumsallaşmış bir işletme bir anlamda ‘yüksek derecede biçimselleşmiş bir yapıdır’ yargısı genellikle iş ve akademik dünyada önkabule sahiptir.
Ancak işletmenin, sadece biçimselleşmiş, yani atanmış yönetici ve çalışanların atandıkları mevki ve görev ile ilgili her türlü emir komuta ilişkilerinin belirlendiği ve standartlaştırıldığı prosedürel bir yapı olması, onun aynı zamanda kurumsallaşmış bir yapı olmasına yetmemektedir.
Kurumsallaşmış bir yapıda, sözkonusu biçimsel unsurların yanında; (a) Kişilerden bağımsız yapılaşmanın var olması ve uygulanması, (b) Çağdaş yönetim tekniklerinin uygulanıyor ve bu tür uygulamaları kabullenen bir kurumsal kültürün bulunması, (c) Pay sahipliği ve yöneticilik rollerinin birbirinden ayrılmış bulunması, (d) Kurucuların işi terk etmesi durumunda işletmenin varlığını sürdürmeyi başarması, ve yönetimde sürekliliğin sağlanması, (e ) Yetenek ve yetkinlik esaslı performans değerleme sistemlerinin kullanımı ve uygulamaları, (f) Evrensel gelişmelere uyum sağlamaya yönelik gelişmiş planlama ve denetim faaliyetlerinin bulunması gerekmektedir.
Biçimselleşme düzeylerinde olduğu gibi, her işletme kurumsallaşma derecesi açısından farklı bir konuma sahip olabilmektedir. Bazı kurumlar düşük dereceli kurumsallaşmaya yakın, diğer bazıları ise daha yüksek dereceli kurumsallaşma noktalarında yer alabilmektedirler.
Daha önce belirttiğimiz gibi, genellikle işletmelerin bir girişimci lider tarafından kurulduğu ‘başlangıç’ evrelerinde girişimci liderin bilgi ve yetenekleri işletmeyi belirli bir ölçeğe getirmeye yeterli olabilmektedir. Hatta liderin deneyimlerinin artması sonucu gelişen yönetim becerileri işletmeyi ‘büyüme’ safhasından ‘olgunluk’ safhasına da taşıyabilmektedir.
Ama işletmeler kurumsal büyüme stratejileri ile daha büyük bir ölçeğe geldiğinde, artık tek bir kişi(lider) veya yakın yönetim çevresi, zaman ve süreçlerin etkili ve verimli olarak kullanımı ve yönetiminde yetersiz kalabilmekte, bunun sonucunda da işletme rekabet üstünlüklerini kaybedebilmekte, faaliyette bulunduğu alanlarda yaşamını devam ettirmekte sorunlar yaşayabilmektedir.
İş dünyasında böyle sorunlu evrede olan işletmelerde kurumsallaşma gereksinimi kendini hemen göstermekte, yapılan çalışmalarla işletmeler etkili ve verimli yönetim becerileri kazanabilmekte, faaliyette bulunduğu sosyal çevreye daha kolay uyum sağlayarak uzun dönemde yaşamlarını devam ettirebilmektedirler.
Kuramsal Çalışmalarda ‘Kurumsallaşma’ Kavramı
İş dünyasında ve akademik ortamlarda kurumsallaşmış yapıların hayata geçirilmesi ve oluşumunun fikri yönü ve teorik temelinin ‘Kurumsal Teori’ ve ‘Yeni Kurumsal Teori’ ile ilişkili olup olmadığı bazen tartışılma konusu yapılmaktadır.
Hemen belirtmek isteriz ki iş yaşamı uygulamalarında teknik bir süreç olan ‘Kurumsallaşma’ olgusunun teorik temeli bağlamında ‘Kurumsal’ veya ‘Yeni Kurumsal Teori’ ile arasında bir ilişkinin bulunmadığı alan uzmanları arasında genel bir önkabule sahiptir…
…Çünkü, ‘Kurumsallaşma’ kavramı iş yaşamı uygulamalarında ve akademik alanda kuramsal analiz çalışmalarında farklı anlamlara sahiptir.
Ama yine de, ‘Kurumsallaşma’ teriminin oluşum sürecinde bazı unsurlar ve çıktıların, sözünü ettiğimiz teorilerin ana bakış açılarını yansıtan bazı sonuçlarla benzerlik taşıdığı da zaman zaman dile getirilmektedir.
İş yaşamında kurumsallaşma sürecinde sözü edilen ‘kurumsallaşma’ kavramı genellikle kurucuların oluşturduğu tek veya az sahipli küçük/orta ölçekli işletmelerin sahiplerinden bağımsız bir karaktere ve biçimselliğe dönüştürülmesinde kurum içi teknik faaliyet ve uygulamalara verilen bir isim olarak tanımlanmakta ve kabul edilmektedir.
Başka bir deyişle iş dünyasında kurumsallaşma uygulamaları sürecinde yer alan ‘kurumsallaşma’ kavramından işletme içinde durumsal/koşulbağımlı bağımsız yapısal ve sistemik bir uyumu gerçekleştirecek teknik faaliyetler dizisi ile oluşturulan bir dönüşüm ifade edilmek istenmektedir.
Ama aynı kavram (kurumsallaşma) akademik ortamlarda kurumsal teorinin öncü düşünürleri tarafından farklı bir şekilde, işletmenin faaliyette bulunduğu sosyal çevredeki karakteristik bir yapıyı (işletmeleri sınırlayan kurallar, normlar, standartlar ve biçimlerin oluşum süreci) tanımlamak için kullanılmaktadır.
Yani, kuramsal analizlerde (Kurumsal/Yeni Kurumsal Teori) sözü edilen ‘kurumsallaşma’ kavramı işletme içi teknik faaliyetler süreci ile ilgili olmayıp, onun ötesinde değer yaratan sosyal çevresel bir yapıyı ifade etmektedir.
Bu nedenle de farklı anlamlarda kullanılan ‘kurumsallaşma’ kavramı bazen anlam karışıklığı yaratabilmekte ve tartışma konusu yapılabilmektedir.
Kurumsal Teori
Kurumsal Teorinin öncü atası olarak kabul edilen Philip Selznick’in (1919-2010) 1949’da Tenessee Valley Authority(TVA) araştırmalarına dayanan; ama o’ndan önce de Robert K.Merton’un (1910-2003) o dönemde farklı bir ses olarak nitelendirilmeyen ‘Sosyal Teori ve Sosyal Yapı’ adlı eserinde dikkati çeken ‘Kurumsal Teori’ (veya Eski Kurumsal Teori), sosyal yapıların yaşamını sürdürebilmek için kendi iç değer ve yapılarından bağımsız olarak, dış kurumsal/sosyal çevre ve toplumun değerlerine de uyum sağlayarak değişime uğradığı görüşünü ileri sürer.
Dış kurumsal/sosyal çevre, işletmelerin dışında ve üzerinde oluşan kural, norm, standart , inanç ve değerleri içeren bir çevredir, ve içerisinde faaliyet gösteren işletmelerin yapı ve süreçleri bu kurumsal/sosyal çevreye uyum sağlayarak biçimlenmektedir.
Çünkü teoriye göre işletmelerin sadece durumsal/ koşulbağımlı olarak amaca yönelik teknik anlamda bir iç dönüşüm geçirerek etkili ve verimli olmaları yaşamlarını sürdürmek için yeterli olmaz.
Yaşamı sürdürebilmek işletmelerin kendi yapılarını hem biçimsel(formel) hem de biçimsel olmayan(informel) sistemlerle değiştirerek/düzenleyerek meşru hale getirmesi ve böylece sosyal çevresel koşullara uyum sağlaması ile gerçekleştirilebilir.
Bir başka deyişle Selznick’e göre organizasyonlar kendi üyeleri ve yapılarından bağımsız olarak, durum ve koşullara uyum sağlayarak yaşamlarını sürdürebilen yapılardır, ama yaşamlarını sürdürebilecek kalıcılıkları, koşullar ve aynı ortamda faaliyet gösteren diğer organizasyonların da karşılaştıkları kurumsal/sosyal çevrenin kısıtlarına göre belirlenmektedir.
Bu bağlamda Selznick ortamda faaliyette bulunan örgütlerin yaşamsal gereksinimlerini içeren karakteristik sosyal çevre oluşumunu ‘kurumsallaşma’ kavramı ile ifade etmektedir… Ve bu kavram (kurumsallaşma) organizasyonlara kendi görev ve faaliyet amaçlarının ötesinde bir değer yaratarak yaşamlarını sürdürdükleri ortamlarda istikrarlı ve kalıcı olmalarını sağlar.
İşletmeler de bu kurumsal çevreye uyum sağladığı ölçüde ayakta kalabilir, meşruiyet kazanır, toplum tarafından kabul edilir, gerekli kaynaklara daha kolay erişebilir ve böylece yaşamını sürdürebilir.
Yeni Kurumsal Teori
Öncü teorik çalışmaları John W.Meyer (1935) ve Brian Rowan tarafından atılan, Paul J.DiMaggio (1951) ve Woody W. Powel (1951) tarafından yapılan çalışmalarla geliştirilen ‘Yeni Kurumsal Teori’ de kurumsal çevreye uyumlu bir organizasyon yapısı ile amaçlara en iyi şekilde ulaşmayı, istikrarlı yaşamın sürdürülebileceği görüşünü benimsemektedir.
Ancak her işletmenin faaliyette bulunduğu kurumsal/sosyal çevrede/örgüde koşullara göre yapılar geliştirilmesi gerektiği, ve böylece kendine özgü en iyi performansı göstererek ve meşruiyet sağlayarak amaçlara ulaşılabileceği varsayılmasına rağmen, gerçekte iş dünyasında rastlanılan organizasyon yapıları birbirlerinden farklı olmayıp, hemen hemen birbirinin aynı olabilmekte veya çok az farklılıklara sahip olarak yapılanabilmektedir.
Bu bağlamda kurumsal çevrede/örgüde çeşitli işletme yapılarının neden birbirine benzer yapılara dönüştüğü konusuna odaklanan ve bu benzeşimin nedenlerini arayan ‘Yeni Kurumsal Teori’ alanda ileri sürdüğü görüşleri ile çok yeni ve farklı bir bakış açısı geliştirmiş olmasa da, yönetim ve organizasyon analizlerinde bazı boşlukları açıklamada katkılar içermektedir.
Yeni kurumsal teoriye göre aynı kurumsal çevrede, aynı koşullarda faaliyet gösteren organizasyonlar kurumsal çevrenin baskısı altında şekillenerek ve birbirlerine benzeşerek, benzer nitelikteki yapılara dönüşürler.
Bu benzeşim dönüşümü, (a) Bazen çevredeki biçimsel veya biçimsel olmayan zorlayıcı baskılardan kaynaklanabilmekte (Zorlayıcı eşbiçimlilik/izomorfizm), (b) Bazen organizasyon içi inanç ve değerlerden temel alan profesyonel ve meşru kurumsallaşmayı benimseme çabalarından (Normatif eşbiçimlilik/izomorfizm), (c) Bazen de tamamen kurumsal çevredeki diğer işletmeleri taklit etme eğiliminden (Taklitçi/Öykünmeci eşbiçimlilik/izomorfizm) kaynaklanmaktadır.
Gerçekten de işletmelerin, faaliyette bulundukları ortamdaki farklı nesnel ve çevresel koşulların gerektirdiği (durumsal), farklı yapılara sahip bulunmaları gerekeceği akılcı olarak düşünülse bile, sonuçta, yapıları itibarı ile birbirlerine benzeştikleri görülmektedir.
Benzeşim dönüşümünde taklitçi eğilimlerle meşruiyet sağlayan eşbiçimli, kanıksanmış kurum yapılarını oluşturarak kurgulanmış sosyal düzene uyum gerçekleştirildiğinde, o zaman, ister istemez şu soru akılları karıştırmakta, ve tartışma konusu olmaktadır.
İş yaşamında bazen bir moda olarak gerçekleştirilmeye çalışılan işletmeleri sahiplerinden daha bağımsız bir şekle dönüştürecek ‘kurumsallaşma’ teknik süreci, yeni kurumsal teoride açıklanan ‘taklitçi/öykünmeci eşbiçimlilik/izomofizm’ eğiliminden de kaynaklanmış olamaz mı acaba?..
Böyle bir şüphecilik de iş dünyasında kişilerden bağımsız bir yapı oluşturma amacı ile gerçekleştirilen işletme içi teknik bir dönüşüm süreci olan ‘kurumsallaşma’ uygulamasının teorik nedenini ‘Yeni Kurumsal Kuram’a doğru yöneltebilmektedir…
…Alanda daha açık ve berrak bilgi birikimi için çalışmalara hız kesmeden devam etmek gerekiyor…